Word incluye una función de combinación de correspondencia muy potente. Para aprovechar esta función, debe crear un documento principal. Este documento es la «plantilla» o el «texto estándar» de su documento terminado.

Incluye todo lo que Word necesita para crear el documento terminado, incluidos los marcadores de posición para los datos que Word extrae de un archivo de datos.

Sin embargo, un documento de combinación de correspondencia no está completo hasta que también haya especificado un archivo de datos que desee asociar con el documento principal.

La forma exacta de hacerlo depende de la versión de Word que esté utilizando.

Para crear su documento principal de combinación de correspondencia y adjuntarle una fuente de datos cuando utilice Word 2002 o Word 2003, siga estos pasos:

  1. Si desea utilizar un documento existente como base para su combinación de correspondencia, cargue ese documento desde el disco.

  2. Elija Cartas y correspondencia en el menú Herramientas y luego Asistente para combinar correspondencia en el submenú resultante. Word muestra el panel de tareas Combinar correspondencia en el lado derecho de la pantalla.

  3. De la lista de tipos de documentos disponibles que se proporciona en el panel de tareas, seleccione el que más se aproxime al tipo de documento que desea crear. En la mayoría de los casos, elegirá Carta, pero también puede elegir cualquiera de las otras opciones.

  4. En la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Documento de inicio. El siguiente paso del asistente se muestra en el panel de tareas.

  5. Especifique lo que desea utilizar como documento inicial para la combinación de correspondencia. Si tiene un documento abierto (como el mencionado en el paso 1), debe elegir Usar el documento actual. Puede elegir cualquiera de las otras opciones (Comenzar desde una plantilla y Comenzar desde un documento existente) si son más apropiadas para lo que está haciendo.

  6. En la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios. El siguiente paso del asistente se muestra en el panel de tareas.

  7. Especifique de dónde desea que provengan los datos de combinación. Si ya tiene la lista en un archivo de disco de cualquier tipo, elija la opción predeterminada Usar una lista existente. También puede elegir Seleccionar de los contactos de Outlook o Escribir una nueva lista.

  8. En la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Escriba su carta. Si eligió Usar una lista existente en el paso anterior, Word muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Este cuadro de diálogo es muy similar a un cuadro de diálogo Abrir estándar.

  9. Usando los controles en el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos, busque el archivo que desea usar para su fuente de datos, luego haga clic en Abrir. Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.

  10. Utilice el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar cambios en los registros que se utilizarán en la combinación y para modificar el orden en el que se combinan los registros. Cuando termine, haga clic en Aceptar. La información del panel de tareas se actualiza para reflejar sus elecciones con respecto a la fuente de datos.

  11. En la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Escriba su carta. (Sí, es lo mismo en lo que hizo clic en el paso 8. Vaya a la figura).

Si está utilizando una versión anterior de Word (Word 97 o Word 2000), los pasos son un poco diferentes:

  1. Si desea utilizar un documento existente como base para su combinación de correspondencia, cargue ese documento desde el disco.

  2. Elija la opción Combinar correspondencia en el menú Herramientas. Word muestra el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.

  3. Haga clic en el botón Crear en el paso 1, Documento principal. Word muestra un menú de tipos de documentos que puede crear.

  4. Usando el menú desplegable, elija el tipo de documento que desea. En la mayoría de los casos, elegirá Formulario de carta, pero también puede elegir cualquier otra de las otras opciones (Etiquetas de correo, Sobres o Catálogo).

  5. Si tiene un documento abierto (como el mencionado en el paso 1), Word le pregunta si desea usar ese documento o si desea crear un nuevo documento principal. Haga clic en el botón que sea apropiado para lo que está haciendo. Word actualiza el cuadro de diálogo Combinar correspondencia para reflejar su elección.

  6. En el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia, haga clic en el botón Obtener datos en el paso 2, Fuente de datos. Word muestra un menú de fuentes que puede utilizar para sus datos.

  7. Si tiene una fuente de datos existente, como un documento de Word o una base de datos o un archivo de hoja de cálculo, debe hacer clic con el mouse en Abrir fuente de datos. De lo contrario, seleccione una de las otras opciones que reflejen cómo desea obtener sus datos.

  8. Si seleccionó Abrir fuente de datos en el paso 7, verá un cuadro de diálogo Abrir fuente de datos. Utilice los controles del cuadro de diálogo para ubicar el archivo que desea utilizar para su fuente de datos. Cuando haya hecho esto, haga clic en Abrir.

  9. Word le informa que necesita editar su documento principal porque no pudo encontrar ningún campo de combinación en él. Haga clic en el botón Editar documento principal.

En este punto, está listo para modificar o escribir su documento principal. Incluirá campos de combinación en el documento que indican dónde desea que aparezcan los datos de su archivo de datos.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (84) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Beginning_a_Mail_Merge [Comenzando una combinación de correspondencia].