Si tiene un montón de etiquetas en un archivo de WordPerfect, es posible que esté buscando una forma de convertir fácilmente esas etiquetas en un documento de Word que luego pueda usarse como fuente de datos para una combinación de correspondencia. Tal tarea, dependiendo del número de etiquetas en el archivo, puede parecer bastante abrumadora.

El proceso de conversión puede ser mucho más fácil si recuerda un par de cosas. En primer lugar, debe recordar que se espera que la información en una fuente de datos de Word esté en una tabla con encabezados de columna.

En segundo lugar, recuerde que los archivos de etiquetas en WordPerfect están en formato de solo texto; no están en un formato que pueda traducirse automáticamente a una tabla de Word.

Con estos dos elementos en mente, debería quedar claro que todo lo que necesita hacer es convertir el texto original en el archivo WordPerfect en texto tabular en el archivo Word. Digamos que tiene información en el archivo de etiquetas de WordPerfect, como esta:

John Davis 1234 Maple Lane Anytown, USA 55555
Betty Jones 122 Main Street Seventh Floor Mytown, USA 55555
Bill Taylor 345 Industrial Way Yourtown, USA 55555

Hay varias cosas a tener en cuenta sobre este archivo. Primero, hay un retorno de carro (se presionó Enter) al final de cada línea dentro de una dirección. En segundo lugar, hay dos retornos de carro (se presionó Enter dos veces) entre las etiquetas. (Al examinar su archivo de etiquetas, puede encontrar que hay más de una línea en blanco entre algunas etiquetas. Eso está bien).

No existe una «varita mágica» que puedas agitar para convertir información como esta en una tabla de Word; Tomará algo de trabajo y masaje de su parte. Puede comenzar siguiendo estos pasos generales:

  1. Con la función Buscar y reemplazar de Word, reemplace ^ p ^ p (dos marcas de párrafo) con algo único, como [\ {}] (llaves y corchetes anidados). Si, al mirar los datos de la etiqueta, notó que algunas etiquetas estaban separadas por dos líneas en blanco, reemplace ^ p ^ p ^ p (tres marcas de párrafo) con las llaves y corchetes antes de reemplazar dos marcas de párrafo. La idea es asegurarse de que solo una única secuencia [\ {}] separe cada etiqueta.

  2. Reemplace ^ p (una marca de un solo párrafo) con ^ t (un carácter de tabulación).

Esto coloca un carácter de tabulación entre cada línea de sus etiquetas.

  1. Si el único lugar en sus etiquetas donde aparecen comas es después del nombre de la ciudad, reemplace «,» (coma y un espacio, sin las comillas)

con ^ t (un carácter de tabulación). Esto coloca un carácter de tabulación entre el nombre de la ciudad y el nombre del estado. (Debe tener cuidado al hacer esto, porque podría ser que sus datos contengan comas en los nombres, John Davis, Jr., o en las líneas de dirección, 122 Main St., Suite 27, y no querrá estropearlos. )

  1. Reemplaza [\ {}] (la secuencia única que usaste en el paso 1) con ^ p (una marca de un solo párrafo). Después de esta operación, el único lugar donde debería tener una marca de párrafo es al final de cada etiqueta.

  2. Seleccione todos los datos de la etiqueta.

  3. Elija tabla | Convertir | Texto a tabla para mostrar el cuadro de diálogo Convertir texto a tabla. Asegúrese de indicar que su texto debe estar separado en pestañas (el botón de opción Pestañas en la parte inferior del cuadro de diálogo controla esto), y luego haga clic en Aceptar.

Sus etiquetas originales ahora deberían convertirse en una tabla. Sin embargo, aún no ha terminado. Es muy probable que necesite «limpiar» algunos de sus datos. Por ejemplo, es posible que deba eliminar algunas filas de la tabla vacías o puede que necesite mover información de una columna a otra. (Por lo general, debe hacer esto si tiene dos líneas de dirección en algunas etiquetas y solo una en otras).

El paso final es asegurarse de agregar una fila al principio de la tabla y agregar títulos para cada columna. Estos deben ser encabezados genéricos, como Nombre, Dirección1, Dirección2, etc.

Una vez que se haya limpiado la tabla y se haya agregado la fila de encabezado, puede usarla como fuente de datos para combinar correspondencia y crear etiquetas en Word.

Si desea información más detallada sobre cómo convertir etiquetas de texto a una tabla de datos en Word, consulte este recurso en línea:

http://www.gmayor.com/convert_labels_into_mail_merge.htm

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1393) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.