Barry es maestro y le gusta usar Word para crear folletos para su clase. También usa Word para crear notas detalladas para que pueda enseñar.

El documento de notas detalladas es un superconjunto del folleto. Barry está buscando la mejor manera de «casar» el documento de distribución con el documento de notas detalladas para que, si realiza un cambio en la distribución, también se refleje en sus notas. Ha intentado usar un solo documento para todo y formatear sus notas detalladas como texto oculto, pero eso no siempre funciona. (Por ejemplo, a una lista numerada le faltan números en el folleto si oculta algunos de ellos). Sus notas detalladas están intercaladas entre el texto del folleto, por lo que no puede simplemente tener un documento maestro / subdocumento.

En realidad, ha pensado en dos buenos enfoques, pero hay otros. El enfoque de texto oculto aún podría ser posible; la única diferencia está en cómo prepara el texto en su documento. Por ejemplo, en lugar de poner sus notas en sus propios párrafos (lo que implicaría que tuvieran sus propios números en una lista numerada), puede hacer que las notas formen parte del párrafo anterior presionando Shift + Enter al final de la parte del estudiante de el texto. Entonces, su nota no obtendrá su propio número y aún puede ocultarlo para controlar la impresión.

Otra opción es renunciar al texto oculto y poner sus notas en comentarios. Word le permite desactivar la visualización y la impresión de comentarios de la misma manera que lo hace con el texto oculto.

Estrechamente relacionado con los comentarios es utilizar todas las herramientas de marcado habilitadas a través de Control de cambios. En su documento, puede activar el control de cambios cuando esté listo para poner sus propias notas. Luego se muestran en el documento como texto «agregado». Word le permite imprimir su documento con o sin marcado visible, por lo que puede imprimirlo con o sin el texto agregado (sus notas).

También hay otra ventaja en el enfoque Control de cambios. Si agrega algo en sus notas que luego decide que quiere ver en el folleto del estudiante, todo lo que necesita hacer es seleccionar ese algo y luego «aceptar» la revisión de lo que seleccionó. Luego se convierte en parte del documento original y se imprimirá en el folleto.

Si bien notó que el uso de documentos maestros y subdocumentos no funciona bien para sus necesidades, existe un enfoque paralelo que puede ser adaptable: use el campo INCLUDETEXT en su lugar. Sus notas pueden estar en varios documentos pequeños (llámelos subdocumentos, si lo desea), y luego coloque los campos INCLUDETEXT en el folleto del estudiante para indicar dónde deben ocurrir esas inserciones. Si lo desea, incluso puede colocar sus notas en un solo documento, marcar los distintos fragmentos y luego usar varios campos INCLUDETEXT con un parámetro de marcador para hacer referencia a los fragmentos en el archivo de notas. Dentro del folleto del estudiante, puede formatear los campos como texto oculto y luego imprimir con o sin texto oculto visible para obtener la impresión deseada.

También puede optar por aumentar Word con otro programa. En Word 2010, puede usar OneNote para compilar sus notas y vincularlas a su folleto para estudiantes. Este proceso se describe mejor en este tutorial de Microsoft:

http://office.microsoft.com/en-ca/onenote/better-together-word-and-onenote-HA102737477.aspx

Finalmente, puede abandonar Word por completo y usar un programa diferente que puede ser más adecuado para lo que desea hacer. Por ejemplo, puede usar PowerPoint para crear los folletos y las notas. Si bien la mayoría de las veces pensamos en PowerPoint como una forma de hacer diapositivas, una diapositiva podría formatearse fácilmente para representar una hoja de papel. Su folleto para el estudiante se haría en la parte de «diapositivas» de la presentación y luego puede agregar notas a cada diapositiva, según lo desee. Cuando llega el momento de imprimir, puede optar por imprimir solo las diapositivas (para los estudiantes) o las diapositivas y notas (para usted).

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (12433) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Creating_Two_Versions_of_the_Same_Document [Creación de dos versiones del mismo documento].