Una de las tareas comunes que las personas realizan en Word es escribir cartas. Muchas empresas utilizan papel con membrete preimpreso para la primera hoja de una carta y luego papel normal para las hojas siguientes. Si hace esto, es posible que se pregunte cuál es la mejor manera de dar formato a un documento que luego se puede utilizar como plantilla de membrete.

La mejor forma de realizar esta tarea depende de la orientación del membrete. Si su membrete está en el margen superior de la primera página, entonces adoptará un enfoque diferente que si su membrete se encuentra en todo el margen izquierdo de la primera página.

Si su membrete se encuentra en el margen superior de la primera página, lo que esencialmente debe hacer es proporcionar una forma para que los márgenes sean diferentes en la primera página que en las páginas siguientes de su documento. Esto se puede hacer usando saltos de sección y estableciendo márgenes de manera diferente en cada sección, pero este enfoque puede generar problemas imprevistos. La mejor manera es «jugar» con los encabezados del documento para obtener el espaciado que desea. Siga estos pasos:

  1. Determine los márgenes que desea utilizar en un papel normal (sin membrete)

pedazo de papel en su carta.

  1. Determina el margen superior que deseas usar en la primera página, para permitir el membrete.

  2. Abra un documento nuevo en blanco que le servirá como plantilla de membrete.

  3. Elija Configurar página en el menú Archivo. Word muestra el cuadro de diálogo Configurar página.

  4. Asegúrese de que se muestre la pestaña Márgenes. (Ver figura 1)

  5. Cambie la configuración de los márgenes para reflejar los márgenes que determinó en el paso 1. (Estos son los márgenes de una hoja de papel normal).

  6. Si está utilizando Word 97 o Word 2000, asegúrese de que las ubicaciones del encabezado y pie de página sean más pequeñas que los márgenes superior e inferior que estableció en el paso 6.

  7. Visualice la pestaña Diseño. (Ver figura 2)

  8. Seleccione la casilla de verificación Primera página diferente.

  9. Si está utilizando Word 2002 o Word 2003, asegúrese de que las ubicaciones del encabezado y pie de página sean más pequeñas que los márgenes superior e inferior que estableció en el paso 6.

  10. Haga clic en Aceptar.

  11. Presione Entrar las veces que tenga dos páginas en su documento.

  12. Presione Ctrl + Inicio para volver al principio del documento.

  13. Elija Encabezado y pie de página en el menú Ver. Word muestra el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página y el punto de inserción debe estar ubicado en el área de encabezado de la página.

  14. Elija Párrafo en el menú Formato. Word muestra el cuadro de diálogo Párrafo. (Vea la figura 3.)

  15. Consulte el margen de la primera página que determinó en el paso 2. De este margen, reste la ubicación del encabezado que estableció en el paso 7. Suponiendo que el valor está en pulgadas, multiplique este valor por 72 para convertirlo en puntos.

(Por ejemplo, si determinó que necesita 3,5 pulgadas en el paso 2 y la ubicación del encabezado en el paso 7 fue 0,75 pulgadas, entonces el resultado de la resta es 2,75 pulgadas. Multiplique 2,75 por 72 y obtendrá 198 puntos .)

  1. Establezca el valor Después igual al valor determinado en el paso 16.

  2. Haga clic en Aceptar.

  3. Elimina todos los párrafos que ingresaste en el paso 12.

  4. Guarde su documento como plantilla.

Ahora puede utilizar la plantilla como base para sus futuras cartas y el membrete de la primera página se compensa automáticamente.

Si el membrete de su empresa está orientado a lo largo del margen izquierdo en la primera página (como es el caso en muchas firmas legales), entonces debe adoptar un enfoque diferente para crear la plantilla. En su lugar, siga estos pasos:

  1. Determine los márgenes que desea utilizar en un papel normal (sin membrete)

pedazo de papel en su carta.

  1. Determina el margen izquierdo que deseas usar en la primera página, para permitir el membrete.

  2. Abra un documento nuevo en blanco que le servirá como plantilla de membrete.

  3. Elija Configurar página en el menú Archivo. Word muestra el cuadro de diálogo Configurar página.

  4. Asegúrese de que se muestre la pestaña Márgenes.

  5. Cambie la configuración de los márgenes para reflejar los márgenes que determinó en el paso 1. (Estos son los márgenes de una hoja de papel normal).

  6. Si está utilizando Word 97 o Word 2000, asegúrese de que las ubicaciones del encabezado y pie de página sean más pequeñas que los márgenes superior e inferior que estableció en el paso 6.

  7. Visualice la pestaña Diseño.

  8. Seleccione la casilla de verificación Primera página diferente.

  9. Si está utilizando Word 2002 o Word 2003, asegúrese de que las ubicaciones del encabezado y pie de página sean más pequeñas que los márgenes superior e inferior que estableció en el paso 6.

  10. Haga clic en Aceptar.

  11. Presione Entrar las veces que tenga dos páginas en su documento.

  12. Presione Ctrl + Inicio para volver al principio del documento.

  13. Elija Encabezado y pie de página en el menú Ver. Word muestra el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página y el punto de inserción debe estar ubicado en el área de encabezado de la página.

  14. Elija Cuadro de texto en el menú Insertar. Si es necesario, Word cambia a la vista Diseño de impresión y el puntero del mouse cambia a una cruz.

  15. Utilice el puntero del mouse para dibujar un cuadro de texto en el lado izquierdo de la primera página, que se aproxime al ancho del membrete y se extienda desde el área del encabezado en la parte superior de la página, hasta el área del pie de página en la parte inferior.

  16. Haga clic con el botón derecho en el contorno del cuadro de texto, luego elija Formato de cuadro de texto en el menú contextual. Word muestra el cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto.

  17. Asegúrese de que se muestre la pestaña Colores y líneas. (Consulte la figura 4.)

  18. Usando la lista desplegable Color, elija Sin línea.

  19. Asegúrese de que se muestre la pestaña Tamaño. (Vea la figura 5.)

  20. Establezca el valor de Ancho igual al margen que determinó en el paso 2.

  21. Asegúrese de que se muestre la pestaña Diseño. (Ver figura 6)

  22. Haga clic en Apretado y elija la alineación horizontal izquierda.

  23. Haga clic en el botón Avanzado. Word muestra el cuadro de diálogo Diseño avanzado. (Consulte la figura 7.)

  24. En el área de Alineación horizontal, la alineación debe establecerse en Izquierda, en relación con la Página.

  25. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Diseño avanzado.

  26. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto.

  27. Elimina todos los párrafos que ingresaste en el paso 12.

  28. Guarde su documento como plantilla.

Dado que el cuadro de texto que ingresó estaba anclado en el párrafo del encabezado de la primera página, el cuadro de texto aparece solo en la primera página. El texto lo envuelve y sus márgenes parecen volver a la normalidad en las páginas siguientes.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (9406) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

enlace: / wordribbon-Creating_a_Letterhead_Template [Creación de una plantilla de membrete].