Creación de un archivo de datos de combinación de correspondencia (Microsoft Word)

Si planea imprimir documentos que combinan información de un archivo de datos, como cartas modelo, deberá crear el archivo de datos de tal manera que Word sepa cómo procesarlo. Estos datos pueden estar en un programa de base de datos, en el programa de hoja de cálculo de Excel o directamente en Word.

Si está creando un documento simple de combinación de correspondencia de una sola vez, es muy probable que utilice los datos que colocó en un documento de Word.

Básicamente, el archivo de datos de Word debe tener un registro de encabezado y tantos registros de datos como desee. El registro de encabezado indica los nombres de campo que se asignarán a los campos de cada registro. Los nombres de este registro de encabezado corresponden a los nombres de campo utilizados en su documento maestro. Cada campo de cada registro de datos del archivo debe corresponder a uno de los campos de encabezado. Por ejemplo, considere el siguiente extracto de un archivo de datos.

El primer registro indica los nombres de los campos; es el registro de encabezado. Los otros cuatro registros son los registros de datos. Observe, también, que el tercer registro de datos no enumera ningún dato correspondiente al campo de datos denominado medio. A medida que crea estos archivos de datos, puede colocar la información en una tabla de Word para que los datos sean más fáciles de visualizar y trabajar. Cada registro ocupará una fila de la tabla y cada campo ocupará una celda en la fila.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1369) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.