Las entradas de Autotexto son una excelente manera de ayudar a acelerar tanto la entrada de datos como la estandarización de datos en documentos de Word. A medida que crea más y más entradas de Autotexto, puede buscar una forma de imprimir una lista de esas entradas. Esta lista podría utilizarse luego como una «guía de referencia» sobre las entradas disponibles en un sistema.

Word proporciona una forma rápida de imprimir entradas de Autotexto: En el cuadro de diálogo Imprimir, elija Entradas de Autotexto en la lista desplegable Imprimir qué. Sin embargo, es posible que la lista impresa no sea de su agrado. (Es posible que desee que la lista tenga un formato diferente para satisfacer sus necesidades específicas).

Una forma de crear el tipo de lista que necesita es cambiar la forma en que la imprime. Windows proporciona un controlador de impresión genérico que le permite crear un archivo de texto sin formato a partir de cualquier impresión. Si observa la lista de controladores de impresora instalados en su sistema, es posible que vea uno llamado «Genérico / Sólo texto». Si no lo hace, siga los pasos para agregar este controlador de impresora.

(Los pasos que sigue dependen de la versión de Windows que esté utilizando; en todas las versiones debe haber un controlador de impresora genérico disponible llamado «Genérico / Sólo texto»)

Cuando desee crear su lista de referencia de Autotexto, siga estos pasos:

  1. Elija Archivo | Imprimir para mostrar el cuadro de diálogo Imprimir.

  2. Usando la lista desplegable Nombre en la parte superior del cuadro de diálogo, elija la impresora Genérica / Solo texto. (Acaba de cambiar el controlador de impresora que se utilizará para crear el documento).

  3. Seleccione la casilla de verificación Imprimir en archivo.

  4. Utilizando la lista desplegable Imprimir qué, elija Entradas de Autotexto. (Ver figura 1)

  5. Haga clic en Aceptar. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita un nombre de archivo para el archivo de salida.

  6. Con los controles del cuadro de diálogo, seleccione una ubicación para el archivo de salida. Especifique un nombre que tenga sentido para lo que está creando, como «Mis entradas de AT».

  7. Haga clic en Aceptar y se crea el archivo de salida.

El archivo de salida se guarda en la ubicación que especificó, con el nombre que especificó. La extensión del nombre del archivo es PRN. Puede cargar este archivo en Word o en cualquier otro editor de texto; es texto sin formato. A continuación, puede formatearlo como desee, como lo haría con cualquier otro documento. Cuando esté satisfecho con su formato, puede imprimir el documento para crear su lista de referencias.

Cabe señalar que si abre el archivo PRN en Word y ve un montón de galimatías en el archivo, probablemente no siguió el paso 2 de los pasos anteriores. Solo el controlador de impresora Genérico / Solo texto creará un archivo de texto sin formato. Si utiliza un controlador de impresora diferente, el archivo de salida incluye los códigos necesarios para controlar la impresora, lo que considera un galimatías.

Por supuesto, existen formas en las que puede crear su lista de referencias utilizando macros. El siguiente es un ejemplo de una macro que recorrerá todas las plantillas abiertas y construirá un documento que consta de todas las entradas de Autotexto en todas esas plantillas.

Sub ListEntries()

Dim oTemplate As Word.Template     Dim oEntry As Word.AutoTextEntry     Dim strReport As String

For Each oTemplate In Application.Templates         strReport = strReport & oTemplate.FullName & vbCr         For Each oEntry In oTemplate.AutoTextEntries             With oEntry                 strReport = strReport & .Name & vbTab & .Value & vbCr             End With         Next         strReport = strReport & String$(3, vbCr)

Next     With Application.Documents.Add.StoryRanges(wdMainTextStory)

.Text = strReport     End With End Sub

Esta macro es muy simple; podría ampliarse para realizar tareas más complejas, como formatear la información agregada al nuevo documento.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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