La función de Autotexto en Word es bastante útil, ya que proporciona una forma rápida de ingresar información común en su documento con solo unas pocas teclas. En otras ediciones de _WordTips _. se ha descrito exactamente cómo se usa el Autotexto. Después de haberlo utilizado por un tiempo y después de haber creado un rango de entradas de Autotexto, es posible que se pregunte cómo hacer una copia de seguridad de todas esas entradas.

Hacer una copia de seguridad de sus entradas de Autotexto es muy fácil, si recuerda dónde están almacenadas esas entradas: en las plantillas. La plantilla predeterminada en la que se almacenan es la plantilla Normal. Puede, si tiene especial cuidado al definir las entradas de Autotexto, almacenarlas en diferentes plantillas, pero la mayoría de las personas no lo hacen; simplemente están en la ubicación predeterminada, donde se pueden usar con todos sus documentos.

Una vez que comprenda que las entradas de Autotexto probablemente estén en la plantilla Normal, entonces puede simplemente hacer una copia de seguridad de ese archivo y hacer una copia de seguridad de sus entradas de Autotexto. Como alternativa, si tiene entradas de Autotexto almacenadas en otros archivos de plantilla, todo lo que necesita hacer es hacer una copia de seguridad de esos archivos, y también estará cubierto en ese frente.

Si determina la carpeta en la que se almacena la plantilla Normal, puede crear rápidamente su propia «herramienta de copia de seguridad de la plantilla». Siéntese con un lápiz y papel y use la herramienta de búsqueda de Windows para ubicar la plantilla predeterminada que sea apropiada para su versión de Word, o cualquier otra plantilla en la que haya almacenado entradas de Autotexto. Una vez que los ubique, escriba los nombres completos de las rutas. Por ejemplo, en uno de mis sistemas, escribí lo siguiente:

C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates\normal.dot

Sus plantillas probablemente estarán en un lugar diferente; asegúrese de escribir la ruta con precisión.

Una vez que tenga la ruta para su archivo de plantilla, siga estos pasos:

  1. Abra el accesorio Bloc de notas.

  2. En el Bloc de notas, escriba el siguiente comando, reemplazando la palabra «fuente»

con la ruta completa a su archivo de plantilla (el que anotó) y reemplazando la palabra «destino» con la ruta completa donde desea que se ubique su copia de seguridad. Si hay espacios dentro de la ruta de origen o de destino (como en el ejemplo anterior), asegúrese de rodearlos con comillas.

  1. Presione Entrar y escriba una línea similar para cada plantilla que desee respaldar.

  2. Guarde el archivo de Bloc de notas, asígnele un nombre que termine en .bat, como «SaveTemplate.bat».

  3. Salir del Bloc de notas.

  4. Haz clic derecho en tu escritorio. Windows muestra un menú contextual en el que debe elegir Nuevo y luego Acceso directo. (Lo que ve a continuación depende de la versión de Windows que esté usando).

  5. Haga clic en el botón Examinar para ubicar el archivo que guardó en el paso 4. Este es el programa (técnicamente, un «archivo por lotes») que desea que el acceso directo ejecute por usted.

  6. Termina de crear tu atajo. Cuando termine, debería aparecer en su escritorio.

  7. Haga clic con el botón derecho en el nuevo acceso directo y elija Propiedades en el menú contextual. Windows muestra un cuadro de diálogo Propiedades para el acceso directo. La apariencia exacta de este cuadro de diálogo, y las pestañas que contiene, depende de su versión de Windows.

  8. Verifique las distintas pestañas en el cuadro de diálogo hasta que encuentre la lista desplegable Ejecutar. Cambie esta lista desplegable para elegir la opción Minimizado.

  9. Compruebe las distintas fichas del cuadro de diálogo hasta que localice la casilla de verificación Cerrar al salir. (Esta casilla de verificación puede no estar disponible en algunas versiones de Windows). Esta casilla de verificación debe estar seleccionada.

  10. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades.

Ahora tiene un archivo por lotes que emitirá el comando necesario para copiar las plantillas que especificó en los pasos 2 y 3 cada vez que haga doble clic en el acceso directo. Debe asegurarse de ejecutar la copia de seguridad solo cuando Word no se esté ejecutando. Esto se debe a que los cambios que realice en sus entradas de Autotexto no se guardan hasta que salga de Word, por lo que si realiza una copia de seguridad mientras Word se está ejecutando, no guardará ningún cambio de Autotexto realizado durante la sesión actual de Word.

Este método para realizar copias de seguridad de archivos (utilizando un archivo por lotes) también es útil para realizar copias de seguridad de otros archivos. Todo lo que necesita hacer es ajustar el origen y el destino en el comando de copia, y puede desarrollar un archivo por lotes que haga exactamente lo que usted quiere que haga. Con ese fin, es posible que desee saber qué otros archivos desea respaldar en Word. Los siguientes recursos, que se encuentran en http://word.mvps.org [sitio de Word MVP], le ayudarán en este sentido:

http://wordmvp.com/FAQs/General/FilesToBackup.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/WhatTemplatesStore.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/ExportAutocorrect.htm

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1333) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

enlace: / wordribbon-Backing_Up_Building_Blocks [Copia de seguridad de bloques de construcción].