Anthony escribió sobre un problema que tenía al editar documentos. Informó que regularmente tiene dificultades con las fuentes extrañas que aparecen mientras edita documentos antiguos que se crearon originalmente con una plantilla diferente. A veces, al eliminar texto o devoluciones, la oración en la que está trabajando cambia a una fuente diferente, generalmente una fuente Courier o una fuente Times New Roman más pequeña.

Puede haber varias causas para este tipo de problema y no sabrá qué solución utilizar hasta que determine cuál es el problema. El problema más común es causado por una mala comprensión de la relación entre estilos y formato explícito.

Cada párrafo de su documento tiene un estilo asignado. Este estilo define las características predeterminadas de ese párrafo, incluida la fuente que se utiliza para mostrar los caracteres en el párrafo. Si pega texto nuevo dentro del párrafo, generalmente adopta el formato del estilo subyacente. Si no le gusta ese formato, la solución es cambiar la fuente asociada con el estilo.

Para determinar la fuente asociada con el estilo de un párrafo en particular, simplemente seleccione el párrafo y presione Ctrl + Barra espaciadora. Esto elimina todo el formato explícito de los caracteres dentro del párrafo y los devuelve a su valor predeterminado, según lo definido por el estilo de párrafo subyacente. Si desea que la fuente sea diferente (y por lo tanto tiene un mínimo de problemas al cortar y pegar texto), cambie la fuente utilizada por el estilo, no cambie la fuente explícitamente utilizando herramientas o menús.

El problema de las fuentes extrañas también surge si copia texto de un documento a otro. Cuando selecciona párrafos completos para copiar, los estilos asignados a esos párrafos también se copian. Cuando pegue esos párrafos en el documento de destino, si ese documento ya tiene estilos con el mismo nombre que los párrafos que está copiando, el texto pegado no conservará el formato utilizado en el documento anterior.

En su lugar, adoptará el formato asignado al estilo dentro del documento de destino, y este cambio puede hacer que el texto pegado tenga un aspecto diferente al que tenía en el documento original. Sin embargo, si el documento de destino no tiene los mismos estilos que los utilizados en los párrafos que está copiando, los estilos se copian junto con los párrafos al nuevo documento.

Una forma de solucionar este problema es no pegar nunca directamente en el nuevo documento. En su lugar, utilice Pegado especial y elija pegar texto sin formato. Esto hace que Word ignore los estilos que se copiaron con los párrafos del documento original y, en su lugar, utilice los estilos solo en el documento de destino.

Otra cosa a tener en cuenta es la sustitución de fuentes. Si el documento que está editando fue creado en un sistema diferente, hace mucho tiempo, es posible que el sistema original tuviera instaladas fuentes que usted no tiene en su sistema. Si abre un documento que utiliza fuentes que no ha instalado, Word sustituye la fuente que falta por una fuente disponible. Esto puede hacer que su texto parezca divertido y fluya de manera diferente a lo esperado. La solución es instalar la fuente que falta o cambiar los estilos utilizados en el documento para que utilicen las fuentes que tiene instaladas.

Por último, un consejo: si edita mucho, configure Word para que muestre caracteres que no se imprimen. Elija Herramientas | Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones y asegúrese de que la pestaña Ver esté seleccionada.

Tenga en cuenta que hay una sección en el cuadro de diálogo llamada Caracteres no imprimibles o Marcas de formato, según su versión de Word. Esta sección tiene seis casillas de verificación diferentes. Puede seleccionar la casilla de verificación Todo, si lo desea, pero como mínimo debe seleccionar las casillas de verificación Caracteres de tabulación, Espacios, Marcas de párrafo y Texto oculto.

Cuando hace clic en Aceptar, nota que su documento se ve extraño, hay muchas marcas en él que no estaban allí antes. Una vez que supere la desorientación inicial de ver estas marcas que normalmente son invisibles, las encontrará invaluables tanto en la edición como en el formato.

Al editar, se vuelve más preciso en lo que está copiando y pegando, ya que ahora puede ver exactamente qué caracteres se incluyen en su edición. También puede ver dónde se encuentran los espacios adicionales y los caracteres de tabulación no deseados para poder editarlos fácilmente.

Al formatear, puede asegurarse de seleccionar exactamente los caracteres que desea formatear. Esto mejora su precisión y le ayuda a obtener exactamente el aspecto que desea. Además, será menos probable que incluya o excluya la marca de párrafo en su formato. (Incluir o excluir la marca de párrafo, según sea el caso, tiene diferentes efectos sobre el formato y la edición, para el caso).

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (3505) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.