En muchas ocasiones, cuando está elaborando un documento, debe asegurarse de que ciertas referencias sean coherentes. Por ejemplo, es posible que deba hacer referencia a una tolerancia particular en una pieza de maquinaria, y es imperativo que las referencias sean precisas y exactas en todo el documento.

Hay varias formas de manejar esta situación usando Word. Una forma práctica de hacerlo es utilizar la función de Autotexto en Word. Cuando use su valor o texto por primera vez, asígnelo a una entrada de Autotexto. (Exactamente cómo se crean entradas de Autotexto se discute en otros números de _WordTips _.) Por ejemplo, puede asignar 45,000 al nombre de Autotexto n45. Luego, cada vez que escriba n45, puede presionar F3 y el nombre se expande al número completo. Para proporcionar una flexibilidad aún mayor, puede omitir el método F3 y seguir estos pasos:

  1. En la primera instancia de la referencia, defina el valor de Autotexto como lo haría normalmente.

  2. En el siguiente punto donde necesite el mismo valor o texto, inserte un campo presionando Ctrl + F9.

  3. Dentro del campo, escriba AUTOTEXT _ [nombre] _, donde _ [nombre] _ es el nombre de la entrada de Autotexto que definió en el paso 1.

  4. Repita los pasos 2 y 3 para cada aparición del valor o texto.

Obviamente, esto es un poco más de trabajo que simplemente presionar F3 para expandir una entrada de Autotexto. La ventaja de utilizar Autotexto de esta manera es que se puede actualizar fácilmente. Simplemente cambie la entrada de Autotexto, actualice sus campos y todas las instancias se cambian automáticamente en todo el documento. Si usa el enfoque F3, su entrada de Autotexto no se puede actualizar automáticamente.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1532) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.