Erin quiere hacer una combinación de correspondencia utilizando datos de origen que se encuentran en una hoja de cálculo de Excel donde es posible que una persona determinada tenga varias filas de datos. Señala que si estaba usando SQL, podría usar «GROUP BY» para asegurarse de que todos los registros de una persona determinada estuvieran agrupados. Quiere «agrupar» los registros para poder poner todos los registros de una persona determinada en un único documento de combinación.

Esto no es algo que se pueda hacer con las capacidades de combinación de correspondencia de Word. De hecho, la fusión es bastante limitada cuando se trata de este tema, generalmente tomando la información a medida que se alimenta del documento fuente. Esto significa que puede ser mejor examinar la fuente y ordenar, condensar y seleccionar en el libro antes de realizar la combinación. Existen numerosas formas de trabajar con sus datos, incluida la eliminación de registros duplicados o el uso de macros para condensar registros duplicados en un solo registro. (Puede encontrar información completa sobre algunos de estos métodos en el sitio ExcelTips:

http://excel.tips.net.)

La otra opción es renunciar a Excel y colocar sus datos en un programa de base de datos real, como Access. Allí puede realizar muchos tipos de procesamiento, al igual que con una base de datos SQL, para crear vistas de información (consultas) que se pueden utilizar como datos de origen para una combinación de correspondencia de Word. Esto le permitiría utilizar fácilmente las capacidades de GROUP BY que busca.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (7451) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

enlace: / wordribbon-Grouping_Records_in_a_Mail_Merge [Agrupación de registros en una combinación de correspondencia].