Word le permite crear fácilmente etiquetas de dirección a partir de datos almacenados en una fuente externa, como una base de datos de Access o un libro de Excel. Word esencialmente toma la información de esas fuentes y la «vierte» en el formato que usted designe dentro de Word. A medida que la información se coloca en formato Word, es posible que una o más líneas sean demasiado largas para caber dentro del espacio asignado en la etiqueta.

Cuando una línea de dirección se ajusta a más de una línea impresa, Word la trata como cualquier otro párrafo y alinea a la izquierda cada línea dentro del párrafo. ¿Qué sucede si desea que las líneas envueltas no estén alineadas a la izquierda, sino que tengan alguna otra alineación? Esto no es tan fácil de hacer en Word, pero se puede manejar de diferentes formas.

La primera forma en que puede manejar las líneas ajustadas es manualmente. Obviamente, si crea un nuevo documento cuando fusiona sus etiquetas, puede mirar a través de las direcciones, encontrar aquellas líneas que son demasiado largas, presionar Enter donde desea que se rompa la línea y ajustar la alineación en el segundo (run-over ) dirección. Esto, por supuesto, es bastante tedioso. Sin embargo, este enfoque tiene sus ventajas. La principal ventaja es que las líneas de dirección que se repiten se pueden formatear de la manera deseada, es decir, sangradas, centradas, alineadas a la derecha, etc.

Si está buscando un enfoque más automático, lo único que puede hacer es ajustar el formato de los párrafos utilizados para las líneas de una etiqueta. Si anticipa bastantes líneas de direcciones largas, este es definitivamente el camino a seguir. El enfoque normal es crear su documento de combinación de correspondencia (para etiquetas, por supuesto) y luego ajustar todos los párrafos en las etiquetas para que usen sangrías colgantes. (Esto significa que la primera línea se justificará a la izquierda y las líneas adicionales se sangrarán hasta el grado que desee). La compensación es que no es necesario ajustar manualmente ninguna línea. Siga estos pasos si está utilizando Word 97 o Word 2000:

  1. Elija Combinar correspondencia en el menú Herramientas. Word muestra Mail Merge Helper, mostrando tres pasos.

  2. Utilizando el primer paso en el Asistente de combinación de correspondencia, indique que desea crear etiquetas de correo y que desea crearlas en un nuevo documento.

  3. Utilizando el segundo paso en el Asistente de combinación de correspondencia, especifique una fuente de datos para su combinación.

  4. Utilizando los campos disponibles para usted, diseñe cómo desea que se vean sus etiquetas de correo.

  5. Cierre el Asistente para combinar correspondencia.

Si está utilizando Word 2002 o Word 2003, los pasos son un poco diferentes:

  1. Elija Cartas y correspondencia en el menú Herramientas, luego elija Combinar correspondencia. Word muestra el panel de tareas Combinar correspondencia a la derecha de la ventana del programa.

  2. Siguiendo los pasos del panel de tareas, indique que desea crear etiquetas y luego desea en un nuevo documento.

  3. Cuando se le solicite, especifique una fuente de datos para su combinación.

  4. Utilizando los campos disponibles para usted, diseñe cómo desea que se vean sus etiquetas de correo.

  5. Cierre el panel de tareas Combinar correspondencia.

En este punto, tiene una hoja de etiquetas en su pantalla y está listo para formatearlas para manejar las líneas largas correctamente. Independientemente de la versión de Word que esté utilizando, siga estos pasos:

  1. Seleccione todo el documento presionando Ctrl + A.

  2. Mantenga presionada la tecla Shift mientras presiona la flecha izquierda. Esto «anula la selección» del marcador de párrafo final en el documento. (Debería tener todo en el documento seleccionado excepto el marcador de párrafo final.)

  3. Elija Párrafo en el menú Formato. Word muestra el cuadro de diálogo Párrafo. (Ver figura 1)

  4. Usando la lista desplegable Especial, elija Colgando.

  5. Con el campo Por, especifique hasta qué punto desea que se sangren las líneas pasadas. (El valor predeterminado es media pulgada).

  6. Haga clic en Aceptar.

Sus etiquetas ahora están configuradas y puede combinar su correspondencia como lo haría normalmente. El resultado son líneas pasadas que están sangradas desde el margen izquierdo, lo que las hace destacar un poco.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1612) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Handling_Long_Lines_in_Address_Labels [Manejo de líneas largas en etiquetas de dirección].