A Emily le preocupa cómo sigue perdiendo el formato de los documentos.

Cada vez que resalta una sección de texto y luego cambia la fuente o la alineación de los márgenes, Word cambia todo el documento a esa nueva fuente o margen.

Antes de explicar cómo solucionar este problema, es necesario hacer una pequeña revisión sobre cómo se maneja el formato en Word. En general, hay dos tipos de formato en Word: implícito y explícito. El formato implícito, que se realiza de forma «predeterminada», se implementa mediante el uso de estilos. El formateo explícito se realiza mediante el uso de comandos de formato, como los que se encuentran en las barras de herramientas, en los menús y en varios cuadros de diálogo.

Todo el formato predeterminado en Word comienza con estilos. No puedes alejarte de ellos; siempre están ahí, incluso si intenta ignorarlos. Si cambia lo que está dentro de la definición de un estilo, entonces ha cambiado el formato aplicado en todos los párrafos o caracteres que usan ese estilo. Si crea nuevos estilos, está creando nuevos «predeterminados»

formato que se puede aplicar a varios elementos de su documento. Si intenta ignorar los estilos, la mayoría, si no todos, de sus párrafos usan el estilo Normal.

Cualquier formateo explícito que realice siempre se realiza como una superposición del formato basado en estilo subyacente. Por ejemplo, si selecciona algunas palabras en un párrafo y luego hace clic en la herramienta Negrita, el texto seleccionado se formatea en negrita, pero no ha eliminado el estilo que controlaba cómo se formateó originalmente el texto. No puede eliminarlo; solo puede anularlo.

Word también hace posible que el formato explícito no solo anule el formato implícito, sino que se convierta en el formato implícito. Esto sucede porque Word puede «absorber» cambios de formato explícitos en el estilo subyacente. Cuando esto ocurre, cualquier otro elemento del documento que haya usado ese estilo cambia automáticamente para reflejar el formato recién aplicado.

Este comportamiento (de absorber formato explícito en el estilo subyacente) realmente enturbia el agua para las personas que recién están aprendiendo cómo Word maneja el formato. De repente, los formatos locales se pueden propagar globalmente, y eso da como resultado lo que parece ser un comportamiento extraño por parte de Word.

¿Como resolver el problema? Desactive la configuración en Word que hace que el formato explícito se absorba en los estilos subyacentes. Para ello, siga estos pasos si utiliza Word 2002 o Word 2003:

  1. Elija Estilos y formato en el menú Formato. Word muestra el panel de tareas Estilos y formato.

  2. Pase el puntero del mouse sobre el estilo que desea cambiar. Debería aparecer una flecha desplegable a la derecha del nombre del estilo.

  3. Haga clic en la flecha desplegable y elija Modificar. Word muestra el cuadro de diálogo Modificar estilo. (Ver figura 1)

  4. Desmarque la casilla de verificación Actualizar automáticamente.

  5. Si el estilo está almacenado en una plantilla (no está definido solo para el documento actual), me parece una buena idea seleccionar la casilla de verificación Agregar a la plantilla.

  6. Haga clic en Aceptar.

Por último, siga estos pasos si utiliza Word 97 o Word 2000:

  1. Elija Estilo en el menú Formato. Word muestra el cuadro de diálogo Estilo.

  2. Seleccione el estilo que desea cambiar y luego haga clic en Modificar. Word muestra el cuadro de diálogo Modificar estilo.

  3. Desmarque la casilla de verificación Actualizar automáticamente.

  4. Si el estilo está almacenado en una plantilla (no está definido solo para el documento actual), me parece una buena idea seleccionar la casilla de verificación Agregar a la plantilla.

  5. Haga clic en Aceptar.

Eso es; así es como evita que Word aplique los cambios explícitos al estilo subyacente. Por supuesto, si ha cambiado de estilo sin darse cuenta anteriormente (porque se seleccionó la casilla de verificación Actualizar automáticamente), deberá volver atrás y cambiar la definición de estilo para que el texto aparezca como lo desea. También deberá seguir y realizar estos mismos pasos en cualquier otro estilo en la plantilla o documento.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (93) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Losing_All_Formatting_in_a_Document [Perdiendo todo el formato en un documento].