Randall se pregunta cómo puede insertar un documento en medio de un documento más grande y mantener el mismo aspecto y formato. Quiere insertar un documento de dos páginas en el medio de un documento más largo y mantener el mismo formato para que cuando se inserten las dos páginas tengan el mismo aspecto que normalmente.

Es realmente difícil hacer esto, con resultados consistentes, en Word. ¿Por qué?

Debido a la forma en que Word maneja el formato. Considere, por un momento, la simple cuestión de los márgenes de la página. Cuando inserta un documento en otro, Word asume que desea usar los mismos márgenes de página que los del documento de recepción, incluso si son diferentes de los márgenes del documento original. Si los márgenes en ambos documentos no son iguales, entonces el documento insertado será reformateado dentro de los nuevos márgenes y terminará con algo que se ve diferente al original.

Una forma de ayudar a mitigar este problema es insertar saltos de sección antes y después de donde se insertará el documento de dos páginas. Esto no hará que el documento receptor tenga automáticamente los mismos márgenes en el documento insertado, pero podrá establecer manualmente los márgenes entre los saltos de sección para que coincidan con lo que está en el documento de dos páginas. Esto podría detener algunos de los dolores de cabeza relacionados con el reformateo.

Note que dije «algunos». La razón es que la mayoría de los problemas de formato se centrarán en el formato real del texto insertado. Cuando inserta un documento en otro, Word transfiere todo el formato, tanto los estilos como el formato explícito, del documento original y lo agrega al documento de recepción. Si el documento de recepción tiene un estilo con el mismo nombre que el utilizado por el documento que se inserta, los atributos de estilo del documento de recepción se utilizan con preferencia a los del documento que se inserta. En tal caso, la probabilidad de que el texto insertado tenga un aspecto diferente al original es muy alta.

Por ejemplo, cada documento tiene un estilo de párrafo llamado «Normal». Si el documento de recepción tiene el estilo Normal definido para mostrar texto como Ariel de 12 puntos y el documento que se inserta tiene el estilo Normal definido para mostrar el texto como Times New Roman de 10 puntos, entonces cualquier párrafo del documento original formateado con el estilo Normal adoptará el formato Ariel de 12 puntos cuando se inserte en el documento de recepción.

La única forma de solucionar este problema es asegurarse de que el documento que se inserta nunca utilice los mismos estilos que el documento de recepción. Esto, obviamente, es mucho trabajo. Por esta razón, muchas personas evitan insertar documentos todos juntos. En su lugar, insertan una «imagen» del documento siguiendo estos pasos generales:

  1. Seleccione todo el texto del documento a insertar.

  2. Presione Ctrl + C para copiar el texto al Portapapeles.

  3. En el documento de recepción, coloque el punto de inserción donde desea que ocurra la inserción.

  4. Muestre el cuadro de diálogo Pegado especial.

  5. Haga clic en la opción Imagen (metarchivo mejorado).

  6. Haga clic en Aceptar.

Lo que sucede es que el texto del Portapapeles (el documento que se va a insertar) se inserta en el documento de recepción, pero se inserta como una imagen y, por lo tanto, se acerca más a la apariencia original. Querrás jugar con este método de inserción; no es apropiado para documentos más largos o documentos con mucha complejidad.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (3453) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Maintaining_Formatting_when_Inserting_Documents [Mantener el formato al insertar documentos].