Uno de los grandes beneficios de usar Microsoft Office es que todos los programas de la suite funcionan juntos. Esto no quiere decir que no haya «golpes»

en el camino hacia la feliz coexistencia, sin embargo. Uno de esos golpes es evidente cuando se usa una tabla de Access como fuente de datos para una combinación de correspondencia de Word.

Un lector de WordTips escribió que tenía problemas para fusionar objetos gráficos OLE de un campo de tabla de Access en un documento de Word. Simplemente no podía hacer que funcionara. Cuando se planteó la pregunta a nuestros lectores astutos, descubrimos que no funcionó porque no puede. Parece que Word usa DDE para comunicarse con Access y DDE no puede transferir objetos OLE (como el gráfico) a través de la interfaz DDE. No está del todo claro por qué Microsoft no utilizó la automatización OLE en su lugar, lo que podría haber resuelto el problema.

Este problema, por cierto, no es evidente si está utilizando otro documento de Word como fuente de datos. Esto tiene sentido, ya que la causa del problema es el canal de comunicación DDE entre Access y Word. El problema no existe entre dos documentos de Word porque se utiliza un tipo diferente de canal de comunicación.

Dado que no puede haber una solución, debe haber una solución alternativa. La solución alternativa más obvia es no utilizar Access, sino utilizar un documento de Word como fuente de datos. Si esto no es posible, simplemente no puede preocuparse por fusionar los gráficos, sino colocarlos «en su lugar» en el documento de Word. No se requiere la combinación de gráficos en esta solución, pero solo funciona en aquellos casos donde el gráfico es el mismo para todas las instancias de los datos combinados en una página. Si el gráfico necesita cambiar para cada registro que se fusiona, no funcionará.

Quizás la solución alternativa más satisfactoria es combinar nombres de archivos en lugar de gráficos reales. Si la tabla de Access puede incluir los nombres de los archivos gráficos en lugar de los archivos gráficos en sí, puede configurar sus campos de combinación en el documento de Word para que salgan y carguen el gráfico por usted.

Por ejemplo, digamos que tiene un campo en la tabla de Access con el nombre «Sig». En el punto de su documento de combinación donde desea que aparezca el gráfico, debe asegurarse de tener lo siguiente:

{INCLUDEPICTURE "X:\\sigs\\{ MERGEFIELD Sig}" \* MERGEFORMAT}

Observe que, en este caso, la ruta al archivo gráfico está codificada.

También podría suponer fácilmente que la ruta es parte del campo Sig. Cuando fusiona e imprime, el campo \ {MERGEFIELD Sig} se reemplaza con el contenido del campo Sig de la tabla de Access (en otras palabras, el nombre del archivo), y el campo INCLUDEPICTURE hace que Word incluya la imagen (el gráfico) especificado.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (673) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.