Puede trabajar en una oficina en la que haya diferentes personas que utilicen diferentes versiones de Word. O puede producir un producto para diferentes versiones de Word. Si alguna vez ha abierto un documento en esas diferentes versiones, o alguna vez ha creado un documento basado en una sola plantilla, es posible que sienta curiosidad por saber por qué el documento no se pagina de la misma manera en los diferentes sistemas. Por ejemplo, el documento puede tener X número de palabras por línea en un sistema, pero Y número de palabras en otro.

La respuesta a este problema es bastante esquiva. La razón es que Word, en todas sus diversas versiones, es bastante dinámico en la forma en que aborda la composición del texto tanto para la pantalla como para la impresora. Hay varios factores en juego aquí, que etiquetaré como programa, resolución, fuente e impresora.

Por programa, me refiero a que Word compondrá una página de manera diferente de una versión de programa a otra. Esto se puede ver simplemente instalando dos versiones diferentes de Word en el mismo sistema informático físico. Cargue el documento en uno de ellos y puede obtener resultados diferentes a los que ve en la otra versión. Puede mitigar algunas de estas diferencias centradas en el programa modificando las opciones de compatibilidad que utiliza Word. Así es como accedes a las opciones:

  1. Elija Opciones en el menú Herramientas.

  2. Asegúrese de que la pestaña Compatibilidad esté seleccionada.

Los controles le permiten especificar cómo su versión actual de Word emula el comportamiento de otras versiones. Parte de este comportamiento que se controla de esta manera está relacionado con la impresión. Por ejemplo, la configuración Usar métricas de impresora determina cómo (al menos en parte) Word presenta una página.

El segundo factor es la resolución. Word a menudo presentará una página de manera diferente según la resolución de su pantalla o las capacidades de su tarjeta de video. Si tiene una pantalla de alta resolución, puede notar que Word (o Windows a pedido de Word) puede suavizar más las fuentes para dar una imagen más nítida en la pantalla. El resultado es que parte de la información puede pasar de una línea a otra, en comparación con el diseño en un sistema diferente.

A continuación, la fuente es un factor. Si crea un documento en un sistema que usa una fuente en particular y luego abre el documento en un sistema diferente, lo que ve depende de cómo estén configuradas las fuentes en ese otro sistema. Si la fuente en particular que usó no está en ese otro sistema, Word realiza una sustitución de fuente utilizando una fuente que cree que es cercana a la que especificó. Incluso si la misma fuente está en ambos sistemas, pueden estar en uso diferentes versiones de la fuente o las fuentes pueden provenir de diferentes proveedores. La conclusión es que se proporcionan diferentes métricas de fuentes a Word, por lo que presenta la página de manera diferente.

Finalmente, la impresora que está utilizando tiene un gran impacto en cómo Word distribuye una página. Word realiza la gran mayoría de sus operaciones de formato y diseño en referencia a cómo la impresora procesará el documento.

Esto se conoce como «contexto de dispositivo». En otras palabras, Word interroga constantemente al controlador de la impresora sobre cómo se imprimirán las cosas para que pueda mostrarlo con precisión en la pantalla. Se dice que Word es «dependiente de la impresora», a diferencia de, digamos, Excel, que está realmente interesado sólo en cómo se muestran las cosas («dependiente de la pantalla») y no le importa menos cómo se imprimirán las cosas. (Excel en realidad usa un método poco sofisticado para imprimir sus hojas de trabajo). Para que Word sea lo más WYSIWYG posible, trabaja íntimamente con el controlador de la impresora y también omitirá el controlador y manipulará la impresora directamente cuando sea necesario. Por lo tanto, si está utilizando un controlador de impresora para la impresora A en el sistema B, entonces el documento puede verse muy diferente a cuando se abre en el sistema C que usa la impresora D.

Sin embargo, el problema de la impresora es aún más profundo. Incluso si tiene dos sistemas que comparten la misma impresora y utilizan el controlador adecuado para esa impresora, es posible que obtenga resultados de diseño diferentes. ¿Por qué?

Porque los controladores de impresora utilizados en cada sistema pueden ser versiones diferentes. Diferentes versiones de controladores de impresora significa que el controlador puede proporcionar diferentes métricas de impresora a Word y, por lo tanto, se toman diferentes decisiones de diseño.

Otra consideración de la impresora es la resolución. Esto está parcialmente relacionado con el problema de resolución de pantalla ya mencionado. Las impresoras también tienen diferentes resoluciones de salida. No es inusual que las impresoras, en particular las láser, puedan imprimir información en dos o tres resoluciones diferentes, dependiendo de la configuración del controlador de la impresora o de los controles reales de la impresora. Si un sistema está imprimiendo a 600 ppp y el otro a 300 ppp, Word lo sabe y lo compensa en el diseño de la página para ofrecer el mejor resultado posible con esa resolución. Por supuesto, esto significa que los diseños pueden ser muy diferentes.

Una consideración final de la impresora también está relacionada con las fuentes. Muchas impresoras tienen fuentes residentes o permiten que las fuentes se almacenen en la memoria no volátil o en los discos duros de la propia impresora. Estas fuentes pueden diferir de las fuentes cargadas en su computadora. Por lo tanto, la salida creada en la impresora puede verse ligeramente diferente porque está usando una versión diferente del mismo tipo de letra que usó al redactar el documento.

La conclusión es que los problemas de coherencia del diseño pueden no tener solución. La mejor manera de abordar una solución es usar exactamente la misma computadora, con exactamente la misma tarjeta de video y monitor, exactamente los mismos archivos de fuentes y exactamente los mismos controladores de impresora imprimiendo con la misma resolución. No olvide que cada sistema debe ejecutar la misma versión de Word con exactamente los mismos ajustes de configuración. Entonces, y solo entonces, puede esperar obtener exactamente el mismo resultado. (Y solo entonces los martes alternos de luna llena cuando los dioses del diseño sonríen amablemente por tus esfuerzos).

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (840) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.