Outlook está diseñado como parte del paquete de Office y, por lo tanto, está diseñado para usarse en estrecha colaboración con Word. A veces, sin embargo, lograr que Outlook funcione de manera intuitiva con Word puede ser un desafío.

Considere la situación en la que quizás desee utilizar la libreta de direcciones de Outlook para insertar direcciones de casa en un documento de Word. Si está utilizando el botón de la barra de herramientas de la Libreta de direcciones para insertar las direcciones, tanto Word como Outlook usan lo que muchos consideran un conjunto de pautas no intuitivas para determinar qué dirección se inserta realmente en Word. Para comprender por qué (y cómo puede usar la dirección que realmente desea), comencemos recapitulando un poco el lado de Outlook.

Los contactos de Outlook pueden tener tres direcciones: «Empresa», «Casa» u «Otra». Al mirar los detalles del contacto en la pestaña General en un formulario de contacto en Outlook, hay un cuadro de dirección de varias líneas que muestra una de las direcciones. La forma de ver las otras direcciones es a través de la lista desplegable / botón de elección junto al cuadro de dirección, el que indica si la dirección es ‘Negocio’, ‘Casa’ u ‘Otro’.

También hay una casilla de verificación denominada «Esta es la dirección postal». Esta casilla de verificación indica cuál de las tres direcciones es la ‘Dirección postal’. Si la dirección comercial está marcada, la marca desaparecerá cuando se muestre la dirección particular, pero volverá a aparecer cuando vuelva a mostrar la dirección comercial nuevamente. Es un poco confuso, lo sé, pero …​ De todos modos, lo que hay que hacer aquí es asegurarse de que se muestre la marca de verificación para cualquiera de las direcciones de contacto que probablemente use más o (y creo que esto es mejor) asegurarse de que La dirección comercial está marcada en lugar de cualquiera de las otras. En breve verá por qué pienso lo último, pero por ahora debo señalar que marcar cualquier dirección no impide que Word pueda acceder a otras. Simplemente establece el valor predeterminado. Pero es importante configurar uno de ellos debido a un error relativamente menor en el software.

Bien, pasemos a Word. Al hacer clic en el botón Libreta de direcciones en la barra de herramientas de Word, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar nombres. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres, configure la lista desplegable ‘Mostrar nombres de’ en «Contactos»

(la opción secundaria en la libreta de direcciones de Outlook).

Ahora lo interesante. Un conjunto de botones de opción aparecerá mágicamente debajo de la lista desplegable y se etiquetarán como «Correo», «Inicio» y «Otro». Y, sí, ‘Correo’ significa la dirección del contacto que se marcó para ser la Dirección de correo, ‘Casa’ es la misma que la dirección ‘Casa’ del contacto en Outlook y ‘Otro’ es la misma que la dirección ‘Otro’ del contacto en Panorama. Ahora debería ser bastante obvio por qué sugerí marcar la Dirección comercial como Dirección postal; de lo contrario, no es una opción disponible en este cuadro de diálogo Seleccionar nombres. (Lo sé, lo sé.

No me hagas empezar con el diseño y la planificación de software, ¡estaremos aquí todo el día!). Basta con decir, elija el tipo de dirección que se requiere para insertar en Word, busque el nombre del contacto en la lista y haga clic en Aceptar. La dirección solicitada debe insertarse en Word, asumiendo que existe una dirección de ese tipo para ese contacto, por supuesto.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (913) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.