Los abogados del bufete de abogados de Patty utilizan Word’s Track Changes como una herramienta de colaboración y les gusta especialmente ver las diferentes revisiones de los autores representadas en diferentes colores y por nombre. La firma ha tenido un problema que ha surgido últimamente donde un abogado envía un documento a un cliente, buscándolo para hacer revisiones, pero cuando el documento regresa todos los cambios son en un color identificado por «Autor». Al rastrear esto, Patty cree que el problema ocurre porque la persona del otro lado hace cambios y guarda con la opción «Eliminar información personal al guardar» activada. Se pregunta si hay alguna forma (tal vez con una macro) de evitar que se active esta configuración para que puedan ver quién realiza cambios en los documentos enviados a los clientes.

La forma más fácil de manejar esto (como sospechaba Patty) es usar una macro.

La macro se puede configurar para que se ejecute siempre que se abra el documento.

(Todo lo que necesita hacer es almacenar la macro dentro del objeto ThisDocument.)

La macro necesita establecer una única configuración:

Private Sub Document_Open()

With ActiveDocument         .RemovePersonalInformation = False     End With End Sub

Ahora, hay un par de advertencias relacionadas con la eficacia de usar una macro para establecer esta configuración. Primero, debe comprender que si el usuario no habilita las macros al abrir el documento, esta macro nunca se ejecutará. En segundo lugar, la macro se ejecuta cuando se abre el documento, lo que significa que el usuario puede cambiar explícitamente la configuración una vez que se abre el documento.

Quizás una mejor solución al problema recaería en el área de la educación del usuario: podría crear una hoja de instrucciones que se le proporciona al cliente, junto con el documento, instruyendo al cliente sobre cómo realizar cambios correctamente en el documento. Esta hoja podría indicarle al cliente que no cambie la configuración «Eliminar información personal al guardar», junto con otras cosas que desea que se hagan durante la revisión del documento.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (3799) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.