Cuando utiliza la función de combinación de correspondencia de Word, tiene la capacidad de combinar con la impresora o combinar con un nuevo documento. Elegir este último es a menudo la mejor alternativa, ya que tiene la capacidad de inspeccionar su salida antes de imprimir.

Sin embargo, ¿qué sucede si solo necesita imprimir una parte de sus documentos combinados? Por ejemplo, si su documento combinado ocupa 320 páginas y solo necesita imprimir las últimas 15 de ellas. Puede pensar que la respuesta es imprimir solo un rango de páginas, es decir, las páginas 305-320.

Si intenta hacer esto con un documento combinado por correo, no obtendrá el resultado esperado. De hecho, no obtendrá ningún resultado. Esto se debe a que Word inserta un salto de sección entre cada registro combinado que agrega a su documento. Por lo tanto, si imprime 320 copias de un documento de una sola página, tiene 320 páginas, no páginas 1 a 320.

¿Suena confuso? Puede serlo si no comprende cómo funcionan las secciones.

Cada vez que se inicia una nueva sección, Word comienza a contar los números de página nuevamente. Para solucionar este problema, tiene tres alternativas.

Primero, simplemente puede comenzar a eliminar páginas hasta que solo le queden las páginas deseadas. (A esto lo llamo el método de fuerza bruta, y no siempre es la mejor opción). En segundo lugar, simplemente puede reemplazar todos los saltos de sección en el documento combinado con saltos de línea. Esto se hace siguiendo estos pasos:

  1. Elija la opción Reemplazar en el menú Editar o presione Ctrl + H. Word muestra la pestaña Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. (Ver figura 1)

  2. En el cuadro Buscar, ingrese ^ b. Este es el código para un salto de sección.

  3. Haga clic en el botón Sin formato, si está disponible. Esto elimina cualquier especificación de formato en lo que está buscando. (Es posible que deba hacer clic en el botón Más para ver el botón Sin formato).

  4. En el cuadro Reemplazar con, ingrese ^ m. Este es el código para un salto de página.

  5. Haga clic en el botón Sin formato, si está disponible. Esto elimina cualquier especificación de formato en lo que está reemplazando.

  6. Haga clic en Reemplazar todo.

Ahora puede imprimir normalmente, ingresando un rango de números de página que desea imprimir.

Sin embargo, la tercera solución es quizás la más rápida y sencilla. Simplemente recuerde que en su documento combinado está trabajando con secciones, en lugar de páginas. Por lo tanto, si desea imprimir la carta modelo para los registros 305 al 320, debe seguir estos pasos:

  1. Elija Imprimir en el menú Archivo. Word muestra el cuadro de diálogo Imprimir.

  2. En el cuadro Páginas, ingrese s305-s320. Tenga en cuenta la inclusión de la «s». Esto indica que está especificando un rango de sección, a diferencia de un rango de página normal.

  3. Haga clic en Aceptar. Se imprime la información deseada.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1126) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Printing_Portions_of_Mail_Merged_Documents [Impresión de partes de documentos combinados de correo].