Si recibe documentos de diferentes personas de forma rutinaria, es posible que se pregunte si existe una forma de formatear los documentos para que todos tengan el mismo aspecto. Puede resultar frustrante trabajar con documentos en los que todo el mundo tiene una idea diferente de lo que se ve «bien» en una página impresa.

El método probado y verdadero de estandarizar el formato de la información en un documento es simplemente usar estilos. Si define un conjunto de estilos que cubre todas sus necesidades de formato, puede almacenarlos en una plantilla que se puede aplicar fácilmente a una multitud de documentos. Luego, adjunta la plantilla a un documento siguiendo estos pasos:

  1. Elija la opción Plantillas y complementos del menú Herramientas. Word muestra el cuadro de diálogo Plantillas y complementos. (Ver figura 1)

  2. Con el botón Adjuntar, busque y seleccione la plantilla que desea adjuntar al documento actual.

  3. Asegúrese de que la casilla de verificación Actualizar automáticamente estilos de documento esté seleccionada.

  4. Haga clic en Aceptar.

Estos sencillos pasos aplican el formato de la plantilla al documento abierto. ¿Qué significa esto? Significa que la apariencia de cualquier cosa formateada con estilos en el documento actual se actualizará para reflejar estilos con los mismos nombres en la plantilla. Por ejemplo, si hay un formato de cuerpo de texto tanto en el documento como en la plantilla, las definiciones de estilo en la plantilla anularán las del documento, estandarizando así la apariencia del documento.

Hay un par de advertencias importantes a esto, por supuesto. Si el documento no utiliza estilos, o si el formato de caracteres en el documento se ha anulado explícitamente (en otras palabras, el usuario seleccionó el texto y usó el cuadro de diálogo Fuente o las barras de herramientas para formatear el texto), entonces adjuntar la plantilla al documento no tienen ningún efecto apreciable en el texto. Aún tendrá que revisar el documento y aplicar manualmente los estilos de la plantilla recién adjunta.

La otra cosa que no se actualiza cuando adjunta una nueva plantilla es la información contenida en el cuadro de diálogo Configurar página. Por lo tanto, aspectos como el tamaño del papel, los márgenes, la ubicación del encabezado y pie de página y la orientación no se ven afectados. Estos deben actualizarse manualmente sobre una base de documento por documento o en su totalidad mediante el uso de una macro. El marco para tal macro es el siguiente:

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

Recuerda que es solo un marco. Para usar la macro, debe reemplazar el comentario «Do formatear aquí» con los comandos reales que realizan el formateo que desea que se realice en cada archivo. Puede copiar estos comandos desde una macro donde grabó los pasos de formateo, si lo desea.

Cuando ejecute la macro, verá un cuadro de diálogo Abrir normal. Todo lo que necesita hacer es mostrar la carpeta cuyos archivos desea procesar y luego hacer clic en Abrir. Cada archivo se abre a su vez, se formatea (con los comandos de formato proporcionados) y luego se guarda de nuevo.

Debe comprender que cada vez que intente realizar un «formateo masivo» en documentos, corre el riesgo de estropearlos de alguna manera imprevista. ¿Por qué? Porque puede haber una diferencia relativamente pequeña pero importante entre los documentos que se estropea torpemente al anularse al aplicar los formatos comunes. Ninguna cantidad de formato automático compensará la revisión manual de cada página de un documento para asegurarse de que todo se vea como debería.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1516) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.