Una forma común de proteger los documentos es configurar las opciones para compartir disponibles cuando guarda el documento. Por ejemplo, puede elegir Herramientas | Opciones | Guarde y luego complete passwords en la parte inferior del cuadro de diálogo. Una contraseña se usa para abrir el documento y la otra se usa si desea prohibir cambios en el documento.

El inconveniente de estas opciones de contraseña es que al usuario se le presenta un cuadro de diálogo que solicita una contraseña cuando intenta abrir el documento. La diferencia entre las dos contraseñas es que si necesita una contraseña para abrir, el usuario ni siquiera podrá abrir el documento sin ella. Si necesita una contraseña para modificar el documento, el usuario puede abrir una copia de solo lectura del documento, incluso si no tiene la contraseña.

¿Qué pasa si nunca tiene la intención de proporcionar la contraseña a los usuarios? En ese caso, pedir una contraseña parece una pérdida de tiempo. En cambio, sería bueno que los usuarios pudieran omitir el cuadro de diálogo y simplemente abrir una copia de solo lectura del documento. En este caso, hay tres formas de implementar una solución.

La primera (y más simple) solución es hacer que el archivo del documento sea de solo lectura. Dentro de Windows (no Word), haga clic derecho en el documento y elija la opción Propiedades. En el cuadro de diálogo resultante, puede modificar el atributo de solo lectura del archivo. Si lo marca como de solo lectura, nadie podrá cambiar el documento; automáticamente será de solo lectura cuando se abra en Word. Por supuesto, no hay nada que impida que otra persona siga estos mismos pasos y borre el atributo de solo lectura para que pueda cambiar el archivo original.

El segundo enfoque es aprovechar la configuración de su red, si tiene una red. Simplemente hable con el administrador del sistema y pídale que cree una carpeta en la que pueda escribir, pero desde la que otros solo puedan leer. De esa forma, no pueden cambiar el documento original, pero tú puedes.

El tercer enfoque es proteger el documento de manera diferente. Cuando elige Proteger documento en el menú Herramientas, Word muestra el cuadro de diálogo Proteger documento o el panel de tareas Proteger documento, según su versión de Word. Este tipo de protección se usa a menudo al crear formularios, pero también se puede aplicar a documentos generales.

En el cuadro de diálogo Proteger documento, asegúrese de que la opción Formularios esté seleccionada y luego proporcione una contraseña. Cuando el documento se carga en un momento posterior, no se solicita una contraseña al usuario. El usuario tampoco podrá hacer otras cosas, como seleccionar texto y copiarlo.

Sin embargo, el usuario podrá ver e imprimir el documento, según lo desee.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1654) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Read-Only_Documents_without_a_Password [Documentos de solo lectura sin contraseña].