Si trabaja en una empresa en la que necesita numerar elementos de forma secuencial, es posible que se pregunte si hay alguna forma de utilizar Word para crear las etiquetas por usted. Word tiene muchas formas de implementar algún tipo de numeración en sus documentos. Por ejemplo, puede utilizar diferentes campos para la numeración, o utilizar listas numeradas, la función de subtítulos o puede utilizar la combinación de correo. Si bien todas estas funciones (y más) utilizan algún tipo de numeración en ellas, no todas son adecuadas para crear etiquetas.

Quizás la forma más fácil de configurar etiquetas que tienen números secuenciales es utilizar la capacidad de Sobres y etiquetas de Word junto con el campo SEQ. Simplemente siga estos pasos:

  1. Utilice la opción Sobres y etiquetas del menú Herramientas para crear una hoja de etiquetas en blanco.

  2. En la etiqueta superior izquierda, escriba la palabra Exhibición, seguida de un espacio.

  3. Presione Ctrl + F9. Word inserta un par de llaves de campo en la etiqueta.

  4. Escriba SEQ y un espacio.

  5. Escriba un nombre para esta secuencia de números, como «exhibición» (sin las comillas).

  6. Presione F9. El campo está contraído y aparece un número en su etiqueta.

  7. Formatee el contenido de esta primera etiqueta de la forma que desee.

  8. Copie la primera etiqueta seleccionándola y presionando Ctrl + C.

  9. Seleccione cada una de las otras etiquetas en la primera fila sucesivamente y presione Ctrl + V. Ahora debería tener una fila completa de etiquetas.

  10. Seleccione las otras filas de etiquetas en blanco y elimínelas.

  11. Seleccione toda la primera fila de etiquetas y presione Ctrl + C.

  12. Presione la flecha hacia la derecha, que debería colocar su punto de inserción inmediatamente después (debajo) de la primera fila de etiquetas.

  13. Presione Ctrl + V para pegar una nueva fila de etiquetas. Ahora debería tener dos filas de etiquetas, con el formato correcto. (No te preocupes todavía porque tienen los mismos números.)

  14. Presione Ctrl + V para cada fila adicional de etiquetas que desee. Quiere suficientes filas de etiquetas para satisfacer todas sus necesidades. Por lo tanto, si necesita un total de 125 etiquetas y puede obtener 3 etiquetas por línea, debería terminar con 42 filas de etiquetas.

  15. Presione Ctrl + A para seleccionar todo en el documento.

  16. Presione F9. Esto actualiza todos los campos en lo que seleccionó. Toda su numeración ahora debería ser correcta.

Si prefiere no utilizar el campo SEQ para crear las etiquetas, también puede crearlas haciendo una combinación de correspondencia. Conceptualmente, solo necesita hacer lo siguiente:

  1. Cree una hoja de cálculo de Excel que tenga tantos números como necesite.

Por ejemplo, si necesita 175 etiquetas, colocaría un título en la celda A1 (como «Número») y los 175 números que necesita en las celdas A2 a A176. Asegúrese de guardar el libro de trabajo.

  1. En Word, elija Combinar correspondencia en el menú Herramientas. Esto muestra el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia.

  2. Siga los pasos para crear un nuevo documento que consta de etiquetas y especifique su fuente de datos (la hoja de trabajo que creó en el paso 1).

  3. Cree la etiqueta de muestra para que tenga la palabra Exhibir seguida de un campo de combinación que represente el número que se extrae de la hoja de cálculo de Excel. Asegúrese de que el contenido de la etiqueta tenga el formato que necesita.

  4. Fusionar la información en un nuevo documento. Ahora debería tener un documento que contenga todas sus etiquetas y puede imprimirlas como desee.

Por supuesto, existen soluciones de terceros que están disponibles para crear etiquetas numeradas secuencialmente. Uno que viene altamente recomendado por varios suscriptores de WordTips es Bates Labels de Payne Consulting (http://www.payneconsulting.com). Esta plantilla de Word gratuita le permite crear fácilmente tantas etiquetas como necesite para un propósito específico.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1492) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Sequentially_Numbered_Labels [Etiquetas numeradas secuencialmente].