El suscriptor Reyzl Kalifowicz-Waletzky preguntó si había una forma, cuando se usa Word como editor de correo electrónico, para forzar la longitud de las líneas para que no superen los 78 caracteres. Antes de responder, puede que sea necesario un poco de discusión filosófica …​

Hay dos tipos de correo electrónico que se envían habitualmente a través de Internet.

El primer tipo es el correo electrónico de solo texto. Este es el tipo tradicional de correo electrónico, y todos los clientes de correo electrónico del planeta pueden mostrar texto.

Si está trabajando con un software (como un administrador de listas de correo) que espera que cada línea de un mensaje tenga solo una cierta cantidad de caracteres, es una apuesta segura que espera un mensaje de correo electrónico de solo texto.

El otro tipo de correo electrónico que la gente envía es el correo electrónico HTML. Si recibe mensajes que tienen fondos bonitos, banderas ondeando, tipo de tamaño diferente y atributos como negrita o cursiva, entonces el mensaje es un correo electrónico HTML.

Incluso si el mensaje solo contiene texto, sigue siendo un correo electrónico HTML.

Estos tipos de mensajes utilizan los mismos códigos de formato que existen en las páginas web para controlar cómo aparece el texto en un cliente de correo electrónico.

El problema es que no todos los clientes de correo electrónico pueden mostrar correo electrónico HTML. Si no pueden mostrarlo, es probable que no puedan ver su mensaje. (De nuevo, esta es la razón por la que algunos programas, como un administrador de listas de correo, pueden requerir mensajes de solo texto). Además, los mensajes de correo electrónico HTML son siempre más grandes que un mensaje de solo texto equivalente debido al formato adicional información que se envía con el mensaje.

Word, cuando se usa como editor de correo electrónico, se usa principalmente para crear mensajes HTML. Desafortunadamente, no hay ninguna configuración dentro de Word que controle la longitud de la línea, porque la longitud de la línea no es un problema con los mensajes HTML. Por esta razón, si necesita crear mensajes de correo electrónico de solo texto, es aconsejable que lo haga utilizando un programa diseñado específicamente para ese propósito. La mayoría de los clientes de correo electrónico (incluidos Outlook, Outlook Express y Eudora) crearán mensajes de correo electrónico de solo texto muy bien. Incluso le permitirán especificar una longitud máxima de línea.

Si debe utilizar Word como su cliente de correo electrónico, hay un par de cosas que puede hacer para solucionar el problema. Un enfoque consiste en utilizar una fuente de espacio único, establecer los márgenes de modo que haya un máximo de 78 caracteres por línea y luego guardar el archivo con el formato Sólo texto con saltos de línea. (Si usa Word 2002 o Word 2003, debe guardar el archivo usando el formato Texto con diseño de MS-DOS).

Por supuesto, si sigue estos pasos obtendrá un archivo con la longitud de línea adecuada, pero no un mensaje de correo electrónico con la longitud de línea adecuada. Aún necesitaría encontrar una manera de enviar el archivo como un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, puede volver a cargar el archivo guardado en Word y luego enviarlo.

Otro enfoque que puede utilizar es crear una macro para dividir líneas en la longitud de línea deseada. El motivo de la macro es que debe contar los caracteres reales en cada línea y luego colocar un retorno de carro en o antes de la longitud deseada. Para complicar las cosas, la macro debe asegurarse de que solo rompe líneas cuando se produce un espacio.

Afortunadamente, VBA le permite examinar palabras dentro de un documento, que se divide automáticamente en espacios. La siguiente macro dividirá un documento en la longitud de línea deseada.

Sub ForceTo78()

Const cstrPunct As String = "!%*)}]:;>,."

Dim rngChar As Range

For Each rngChar In ActiveDocument.Words         If rngChar.Information(wdFirstCharacterColumnNumber) > 77 Then             If InStr(1, cstrPunct, Left(rngChar, 1), _               vbTextCompare) = 0 Then rngChar.InsertParagraphBefore         End If     Next rngChar End Sub

Observe que esta macro rompe todo lo que tenga más de 77 caracteres. La razón de esto es bastante simple: VBA, cuando examina «palabras» en un documento, considera que se produce una ruptura entre un carácter y la puntuación final. Esta macro simplemente examina las palabras devueltas y, si comienzan con un signo de puntuación, ignora la palabra.

La conclusión es que la macro manejará correctamente los párrafos en los que aparece un único signo de puntuación en la posición 78 del carácter.

Sin embargo, si una palabra válida comienza con un signo de puntuación (como en «.com»)

y esa palabra cae en la posición 78 de carácter, entonces la macro aún ignorará la palabra y permitirá que permanezca en la línea. Esto podría, en raras ocasiones, provocar una línea de más de 78 caracteres.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1572) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.