Una de las características ingeniosas de Word es la capacidad de definir entradas de Autotexto para frases comunes, nombres y otros pequeños fragmentos de texto «repetitivo». No es raro desarrollar muchas entradas de Autotexto diferentes que pueden ser aplicables a toda una organización. Si está utilizando una red en su organización, el siguiente paso lógico es preguntarse cómo puede compartir esas entradas de Autotexto entre todos los usuarios de su red.

Las entradas de Autotexto se almacenan en plantillas. De forma predeterminada, las entradas de Autotexto creadas durante la edición de documentos se almacenarán en la plantilla Normal.Dot. Sin embargo, en realidad se pueden almacenar en cualquier plantilla (puede especificar la ubicación al definir la entrada de Autotexto). Crear o abrir un documento basado en alguna otra plantilla que no sea Normal.Dot pone a disposición cualquier entrada de Autotexto almacenada en la plantilla subyacente de ese documento, pero solo para su uso en ese documento; no se puede acceder a ellos desde otros documentos basados ​​en otras plantillas.

Sin embargo, aquí hay una advertencia. Cualquier plantilla cargada como Plantilla Global (o Complemento Global), como Normal.Dot, hace que las entradas de Autotexto almacenadas dentro de esa plantilla estén disponibles para cualquier documento. Para cargar un documento como complemento global, el archivo de plantilla (por ejemplo, «MyTemplate.Dot»)

debe colocarse en la carpeta de inicio predeterminada de Office (normalmente \ Microsoft Office \ Office \ Startup \) o en una carpeta de inicio definida por el usuario.

Para configurar la carpeta de inicio definida por el usuario, puede usar la pestaña Ubicaciones de archivos del cuadro de diálogo Opciones dentro de Word. Simplemente configure el elemento Inicio en el cuadro de diálogo.

Para abreviar la historia, todas las entradas de Autotexto compartidas se pueden almacenar en una plantilla maestra y esa plantilla se puede compartir entre los usuarios cargándola como una Plantilla global. Compartirlo podría ser colocándolo en la carpeta de inicio de Office en la computadora de cada persona, o quizás señalando todas las configuraciones de Inicio (en el cuadro de diálogo Opciones)

en una sola carpeta compartida en el servidor de red.

Debe tener en cuenta que existen problemas de edición y administración a considerar para ambos enfoques de uso compartido. Por ejemplo, si un usuario agrega una nueva entrada de Autotexto a la copia de ShareAutotext.Dot en su propia computadora, ¿cómo se distribuye eso a todos los demás usuarios? Si un usuario agrega una nueva entrada de Autotexto a un único ShareAutotext.Dot principal ubicado en el servidor, entonces otros usuarios que intenten agregar nuevas entradas de Autotexto encontrarán problemas para compartir documentos al intentar guardar sus cambios. Claramente, se necesitaría elaborar una política cuidadosa, pero eso es más una cuestión de gestión que una cuestión tecnológica.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1392) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.