Alexander preguntó si había una manera fácil de ordenar direcciones de una sola columna en Word, como la siguiente:

Jane R. Doe 1234 Anytown Road Mapleton, AZ  85229
Fred Davis 5678 Main Street Yorba Linda, CA  94123

La respuesta depende de su definición de «fácil». La solución a largo plazo más versátil es transferir las direcciones a algún tipo de programa de base de datos, o incluso a Excel. Puede organizar y ordenar según el contenido de su corazón en esos programas y luego simplemente fusionar los resultados en Word.

Si tiene la intención de mantener las direcciones en Word, puede ordenarlas fácilmente, siempre que se cumplan algunas condiciones. En primer lugar, cada «bloque» de direcciones (a falta de un término mejor) debe ser un solo párrafo.

Esto significa que debe haber un salto de línea manual (Shift + Enter) al final de cada línea en el bloque de direcciones, excepto la última. En segundo lugar, el único lugar en la primera línea donde puede haber espacios regulares es justo antes del comienzo del apellido. Para todos los demás espacios (por ejemplo, entre el nombre y la inicial del segundo nombre o entre un título y el nombre), debe usar un espacio que no se separe.

Con los datos en las condiciones adecuadas, ahora puede ordenar las direcciones siguiendo estos pasos:

  1. Seleccione todas las direcciones que desee ordenar.

  2. Elija Ordenar en el menú Tabla. Word muestra el cuadro de diálogo Ordenar texto. (Ver figura 1)

  3. Haga clic en el botón Opciones. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de ordenación. (Ver figura 2)

  4. Asegúrese de que esté seleccionado Otro y de que el cuadro pequeño a la derecha de Otro contenga un solo espacio.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. Usando la lista desplegable Ordenar por, elija la opción Word 2. (Word considera que todo hasta el primer espacio de cada primera línea es la primera palabra, y luego todo lo que sigue es la segunda palabra. Dado que el único espacio en la primera línea de cada bloque es justo antes del apellido, esto significa que usted están indicando a Word que ordene por apellido.)

  7. Haga clic en Aceptar.

Sus direcciones ahora están ordenadas correctamente.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1642) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Sorting_Single-Column_Addresses [Clasificación de direcciones de una sola columna].