Gary preguntó si era posible especificar una ubicación para que Word guardara los archivos de respaldo, si tiene activada la opción «Crear siempre copia de respaldo». De esa manera podría realizar más fácilmente sus copias de seguridad de documentos, sin copiar la copia de seguridad en la copia de seguridad. (Suena como un trabalenguas, ¿eh?)

La respuesta corta es no, Word no te permite hacer eso. La razón es bastante simple, en realidad, tiene que ver con los nombres de los archivos. Cuando activa la función de copia de seguridad, Word guarda los archivos de copia de seguridad añadiendo o anteponiendo un texto especial a su nombre de archivo. En algunas versiones de Word, se usa la extensión de nombre de archivo WBK en lugar del conocido DOC. En otras versiones de Word, Word utiliza la extensión DOC y agrega la frase «Copia de seguridad de» al principio del nombre del documento.

Digamos que tienes dos directorios, y en cada uno tienes diferentes documentos pero cada uno tiene el mismo nombre, como en MyLetter.doc. Si tiene las copias de seguridad activadas y Word le permite especificar dónde se colocan las copias de seguridad, entonces los nombres de las copias de seguridad de los dos archivos diferentes serían los mismos (MyLetter.wbk o Backup of MyLetter.doc) y dos archivos con el mismo nombre no se pueden guardar en la misma carpeta. La solución es que Word simplemente mantenga la copia de seguridad de un documento en la misma carpeta que la copia original. De esa manera, no se encontrará con ningún conflicto de nombres.

Pero, ¿qué sucede si está dispuesto a correr el riesgo de conflictos de nombres y aún desea que los archivos de respaldo se almacenen en una ubicación diferente? En tal caso, usted se queda con sus propios dispositivos y puede abordar el problema de varias formas diferentes.

Primero, podría usar una macro para guardar la copia de seguridad, en lugar de depender de la función de copia de seguridad dentro de Word. La siguiente macro, que sustituye al comando Guardar, guardará una copia de seguridad del documento tanto en C: \ Backups \ como en el directorio actual.

Sub FileSave()

Dim docName As Boolean     Dim templateFullName As String

docName = ActiveDocument.name Like "Document#*"

templateFullName = ActiveDocument.FullName     If docName = True Then         Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show     Else         ActiveDocument.SaveAs FileName:="C:\Backups\" _           & ActiveDocument.name, AddToRecentFiles:=False         ActiveDocument.SaveAs FileName:=templateFullName     End If End Sub

Esta macro no guarda una copia de seguridad cuando guarda un archivo por primera vez, solo cuando realiza un guardado posterior. Guardar, por supuesto, tomará el doble de tiempo de lo normal, ya que Word está haciendo dos guardados distintos. Además, la macro no usa la extensión WBK o la frase «Copia de seguridad de» en ninguno de los archivos guardados en C: \ Backups \. En cambio, los archivos se guardan allí como archivos DOC normales.

La segunda solución potencial es seguir utilizando la función de copia de seguridad de Word, pero mover periódicamente todos los archivos de copia de seguridad a su propio directorio. Puede hacerlo siguiendo estos pasos generales:

  1. Sal de Word.

  2. Abra una carpeta donde desee que residan los archivos de respaldo.

  3. En Windows, inicie la herramienta Buscar archivo. Dependiendo de su versión de Word, esto generalmente se hace seleccionando Inicio | Buscar | Para archivos o carpetas.

  4. Busque * .wbk en la unidad donde almacena sus documentos de Word.

Esto mostrará una lista de todos los archivos de respaldo en la unidad.

  1. Si no se devuelven archivos en el paso 4, busque «Copia de seguridad de *»

(sin las comillas) en la unidad.

  1. Presione Ctrl + A para seleccionar todos los archivos que se encontraron.

  2. Con el botón derecho del mouse, arrastre los archivos seleccionados a la carpeta que abrió en el paso 2. Cuando suelta el botón del mouse, Windows mueve los archivos de sus carpetas originales a la carpeta que especificó.

  3. Cierre el cuadro de diálogo Buscar.

Con los archivos de respaldo en su propia carpeta, puede hacer lo que quiera con ellos.

La tercera solución posible, particularmente aplicable al hacer copias de seguridad, es usar WinZip para archivar solo los archivos que terminan en DOC o WBK, según se desee.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1701) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.