Has terminado tu obra maestra y estás listo para «ir a imprenta»

(incluso si la prensa es una impresora pequeña en la esquina de su área de trabajo).

Echas un vistazo al documento y notas que tiene un cierto número de páginas. Vas a la última página y ves que solo hay dos líneas más o menos en la página final. Si pudieras deshacerte de esas líneas …​

Este es un problema común para muchos escritores. No importa si está escribiendo cartas o novelas, el problema de ajustar el texto a un área de impresión específica puede ser frustrante. ¿Qué puedes hacer? Bueno, hay un enfoque simple y un enfoque mejor. Veamos cada uno de ellos.

En primer lugar, para un enfoque simple: si muestra su documento en Vista previa de impresión, notará que hay un botón en la barra de herramientas que condensará su documento en una página. En realidad, realmente no hace eso. En su lugar, reduce el tamaño de fuente de todas las fuentes utilizadas en su documento, lo que permite que quepa más texto en el área que tiene disponible. También afecta a los tamaños de fuente de manera diferente. Por ejemplo, un documento con un texto de 14 puntos, 12 puntos, 10 puntos y 8 puntos tiene esos tamaños reducidos, respectivamente, a 12 puntos, 10,5 puntos, 8,5 puntos y 7 puntos. Es posible que esto no dé los resultados deseados.

Un mejor enfoque es el antiguo método manual probado y verdadero de ajustar los parámetros que afectan el texto de su página. Lo primero que debe intentar tiene que ver con el contenido de su documento. No tenga miedo de echar otro vistazo a su contenido y editarlo para acortarlo. Elimina las palabras superfluas y esfuérzate por ser más conciso en tus descripciones.

A continuación, puede dividir su documento con guiones. Esto puede cerrar algunas líneas, simplemente colocando palabras «parciales» en las líneas anteriores. Esto funciona particularmente bien si el lado derecho de su documento está bastante irregular (tiene muchos espacios en blanco).

Ahora puede mirar cómo ajustar los márgenes. A menudo, puede reducir los márgenes en los cuatro lados del papel en 0,1 pulgada y nadie se dará cuenta.

No olvide examinar el margen de la canaleta, si su diseño utiliza uno.

Otra cosa que puede intentar es reducir el espacio entre líneas de párrafo. Puede establecer el espaciado en un número específico de puntos, pero un método «más complicado» es establecer el espaciado entre líneas en Múltiple y luego usar un porcentaje en el cuadro En. Por ejemplo, establezca el interlineado en 0,99 y el párrafo utilizará el 99% de su interlineado normal. Puede seguir reduciendo el espaciado entre líneas en un porcentaje a la vez, y el efecto incremental en su lector es apenas perceptible; el efecto en la longitud del documento puede ser dramático, dependiendo del número de páginas del documento.

Un truco relacionado es reducir el espacio entre párrafos.

Desafortunadamente, puede hacer esto solo en incrementos de un punto, pero la diferencia entre 12 puntos y 11 puntos entre párrafos es minúscula y virtualmente indetectable.

Cuando se hayan utilizado los enfoques anteriores, es hora de reducir el tamaño en puntos en el texto de su documento. Es mejor comenzar con incrementos pequeños; Word puede manejar incrementos tan pequeños como medio punto (.5).

Por lo tanto, podría reducir el texto de 12 puntos a texto de 11,5 puntos. Esto es apenas perceptible para el lector, pero puede tener un gran impacto en la longitud del documento.

Finalmente, puede condensar el espacio entre caracteres. Aquí puede ser bastante preciso, ajustando el espaciado por tan solo un décimo (.1) punto.

Incluso un pequeño ajuste aquí puede aumentar significativamente la cantidad de material en cada línea de su documento.

Como puede ver, hay bastantes configuraciones diferentes con las que puede jugar para reducir el tamaño de su documento. El inconveniente de esto es que a veces los retoques pueden dar lugar a resultados no deseados. Por ejemplo, puede terminar con un documento que parece extraño porque aplicó sus «correcciones» esporádicamente en todo el documento. Un enfoque más coherente es utilizar estilos para definir la apariencia de su texto. Tus «retoques»

luego se puede aplicar a los estilos mismos, y se aplicarán de manera uniforme y coherente en todo el documento. (Siempre que, por supuesto, haya aplicado estilos de manera coherente para empezar). Los estilos son el núcleo de cualquier presentación profesional de texto en Word y se han tratado ampliamente en otros números de WordTips.

La conclusión es echar un vistazo a lo que está tratando de transmitir en su documento y luego hacer los cambios de formato que menoscaben su mensaje. Esto significa que un enfoque que adopte en un documento puede no ser apropiado para otro. Debe decidir qué es lo mejor para sus propósitos.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (605) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Squeezing_Everything_In [Exprimiendo todo en].