Patricia preguntó si hay una manera de mantener igual el diseño de las páginas en un documento grande independientemente de la impresora que utilice para imprimir el documento.

Lo crea o no, esta no es una pregunta tan simple. Para hacerlo más simple, consideremos un escenario en el que se imprime un solo documento en dos impresoras diferentes, A y B. Si las impresoras A y B son idénticas y usan exactamente el mismo controlador de impresora, entonces la impresión en cada una de ellas debería ser la misma si está imprimiendo desde una sola máquina. Si está imprimiendo desde diferentes máquinas (y las impresoras y los controladores de impresora son idénticos), las impresiones aún podrían ser diferentes si los sistemas usan diferentes versiones de Word, diferentes fuentes o incluso diferentes implementaciones de las mismas fuentes de diferentes proveedores.

También es posible que obtenga impresiones diferentes, incluso si las impresoras A y B son idénticas, si la impresora A funciona con una resolución de impresión diferente a la de la impresora B. Si las impresoras A y B son idénticas pero los controladores de la impresora son diferentes (como diferentes versiones del mismo controlador), las impresiones pueden ser diferentes. Finalmente, si las impresoras A y B son de diferentes marcas y modelos, entonces está prácticamente garantizado que las impresiones serán diferentes. Esto ocurre incluso si las impresoras utilizan el mismo controlador de impresora, como un controlador PostScript genérico.

Como puede ver, hay muchos factores que entran en juego al imprimir su documento. La marca y el modelo de la impresora, la resolución de la impresora, la versión del controlador de la impresora y las fuentes juegan un papel importante en la determinación de lo que termina en la página impresa. Por esta razón, muchas personas que necesitan asegurarse de obtener lo mismo en diferentes impresoras a menudo convertirán sus documentos a formato PDF para su distribución. El formato PDF fue diseñado para eliminar (o al menos minimizar) las diferencias en la salida impresa en diferentes plataformas. La forma tradicional de crear un archivo PDF es utilizar Adobe Acrobat, aunque existen varias alternativas menos costosas a Acrobat.

Si la conversión a formato PDF no es posible, al menos debería obligar a Word a utilizar sus métricas de impresora internas en lugar de confiar en las métricas de la impresora. Elija Herramientas | Opciones y muestra la pestaña Opciones de compatibilidad. Asegúrese de que la opción Usar métricas de la impresora para diseñar el documento no esté marcada. Esta opción está desactivada en una instalación estándar de Word, pero es posible que alguien la haya activado.

Si bien desactivar la configuración (lo que significa que Word hace el diseño de acuerdo con las métricas internas en lugar de las métricas del controlador de la impresora) puede minimizar los cambios de una impresora a otra, no los eliminará por completo, particularmente en documentos grandes y complejos que usan un muchos cuadros de texto o marcos.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (213) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.