En muchas ocasiones, cuando está elaborando un documento, debe asegurarse de que ciertas referencias sean coherentes. Por ejemplo, es posible que deba hacer referencia a una tolerancia particular en una pieza de maquinaria, y es imperativo que las referencias sean precisas y exactas en todo el documento.

Hay varias formas de manejar esta situación usando Word. El primero es usar la función de combinación de correspondencia, otro es usar marcadores, el tercero es usar buscar y reemplazar, el cuarto es usar Autotexto y el quinto es usar propiedades del documento. Si su documento solo tiene un par de referencias que necesita actualizar siempre que imprima, puede configurar el documento como un documento de combinación de correspondencia y usar códigos de combinación para insertar el valor adecuado. De esa manera, solo necesita cambiar la información en el archivo de datos de combinación para que las referencias en todo el documento terminado sean precisas.

La segunda forma es utilizar marcadores. En este método, realizaría los siguientes pasos:

  1. En la primera instancia de la referencia, defina el valor o texto como marcador. (La definición de marcadores se discutió completamente en un WordTips anterior).

  2. En el siguiente punto donde necesite el mismo valor o texto, inserte un campo presionando Ctrl + F9.

  3. Dentro del campo, escriba REF _ [marcador] _, donde _ [marcador] _ es el nombre del marcador que definió en el paso 1.

  4. Repita los pasos 2 y 3 para cada aparición del valor o texto.

Deberá asegurarse de actualizar sus campos antes de imprimir si utiliza el método de marcador que se acaba de describir. El tercer método que puede utilizar es idear algún tipo de notación abreviada para los valores o el texto que desea que sean coherentes. Por ejemplo, podría diseñar n45 como abreviatura de 45.000. Luego, cuando haya terminado con su documento, puede buscar todas las instancias de n45 y reemplazarlo con 45,000.

El cuarto método implica el uso de entradas de Autotexto. Cuando use su valor o texto por primera vez, asígnelo a una entrada de Autotexto. (Las entradas de Autotexto se discutieron en una edición anterior de WordTips.) Por ejemplo, puede asignar 45,000 al nombre de Autotexto n45. Luego, cada vez que escriba n45, puede presionar F3 y el nombre se expande al número completo. Para proporcionar una mayor flexibilidad, puede omitir el método F3 y seguir estos pasos:

  1. En la primera instancia de la referencia, defina el valor de Autotexto como lo haría normalmente.

  2. En el siguiente punto donde necesite el mismo valor o texto, inserte un campo presionando Ctrl + F9.

  3. Dentro del campo, escriba AUTOTEXT _ [nombre] _, donde _ [nombre] _ es el nombre de la entrada de Autotexto que definió en el paso 1.

  4. Repita los pasos 2 y 3 para cada aparición del valor o texto.

Puede notar que esta serie de pasos es muy similar al método de marcador. La ventaja de utilizar Autotexto de esta manera es que se puede actualizar fácilmente. Simplemente cambie la entrada de Autotexto, actualice sus campos y todas las instancias se cambian automáticamente en todo el documento. Si usa el enfoque F3, su entrada de Autotexto no se puede actualizar automáticamente.

El quinto (y último) método implica el uso de propiedades del documento. La mayoría de los usuarios de Word saben que Word mantiene una serie de propiedades para sus documentos. Estas propiedades incluyen cosas como el tamaño del documento, la última vez que se actualizó y similares. También puede definir propiedades personalizadas que actúen como variables para su documento. Para definir una propiedad personalizada, siga estos pasos:

  1. Elija la opción Propiedades en el menú Archivo. Esto muestra el cuadro de diálogo Propiedades.

  2. Haga clic en la pestaña Personalizado. (Ver figura 1)

  3. En el campo Nombre, especifique el nombre que desea asociar con esta propiedad. Este es el nombre que usará más adelante para hacer referencia a la propiedad en su documento.

  4. En el campo Tipo, elija el tipo de propiedad que está creando.

  5. En el campo Valor, especifique el valor de la propiedad.

  6. Haga clic en el botón Agregar. La nueva propiedad aparece en la lista de propiedades del cuadro de diálogo.

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.

Ahora está listo para usar la nueva propiedad del documento dentro de su documento.

Lo hace de la misma manera que usa marcadores y entradas de Autotexto para este mismo propósito.

  1. Coloque el cursor en el punto donde desea que aparezca la referencia.

  2. Inserte un campo presionando Ctrl + F9.

  3. Dentro del campo, escriba DOCPROPERTY _ [nombre] _, donde _ [nombre] _ es el nombre de la propiedad del documento que definió anteriormente.

  4. Repita los pasos del 1 al 3 para cada aparición del valor o texto.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (15) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.