La función de combinación de correspondencia de Word se utiliza con mayor frecuencia para crear lo que solía llamarse «cartas modelo» o para crear etiquetas a partir de una lista de datos individuales. Sin embargo, otro uso de la combinación de correspondencia es para ayudar a crear documentos completos a partir de un grupo de piezas individuales. Puede utilizar la combinación de correspondencia para completar fácilmente documentos estándar que tienen elementos bien definidos que deben cambiarse cada vez que se redacta el documento.

Con el tiempo, es posible que desarrolle documentos fuente para utilizarlos con su empresa.

Por ejemplo, si su negocio involucra planificación patrimonial, puede desarrollar documentos que traten sobre poderes de nombramiento, directivas de atención médica, acuerdos de fideicomiso, testamentos, escrituras de bienes raíces, etc. Cada documento puede tener muchos de los mismos elementos: nombres de las partes (tales como creadores de documentos, beneficiarios y fideicomisarios), fechas, direcciones (condados, ciudades, calles, estados, códigos postales), géneros, etc. Dado que esos elementos son comunes, parece lógico colocar campos de combinación en los lugares de los documentos donde se requieren los elementos comunes.

A continuación, puede crear un archivo de entrada de datos que consta de una tabla de Word con los detalles para cada cliente. Esta información se puede guardar fácilmente en un CD y guardar en la carpeta del cliente. Una macro, iniciada por combinaciones de teclas simples y fáciles de recordar, podría usarse para crear el documento combinado final.

El beneficio es que un enfoque como este le permite crear conjuntos completos de documentos en poco tiempo. Al utilizar la combinación de correspondencia de esta manera, puede producir exactamente lo que necesita muy rápidamente. Por ejemplo, si estuviera (nuevamente) en el negocio de planificación patrimonial, podría crear un acuerdo de fideicomiso eficiente en impuestos a la muerte bastante extenso, uno o más testamentos, poderes de nombramiento, conjuntos de directivas de atención médica, listas de instrucciones y ejemplos. cartas y otros documentos relacionados en menos de media hora.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1307) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

enlace: / wordribbon-Using_Mail_Merge_to_Complete_Documents [Uso de la combinación de correspondencia para completar documentos].