Cuando crea su documento principal de combinación de correspondencia, utiliza campos de combinación para indicar dónde debe insertar Word la información que extrae de su fuente de datos. Una vez que haya iniciado el proceso de combinación de correspondencia (como se describe en el consejo anterior), puede insertar fácilmente los campos de combinación adecuados. Nuevamente, la forma de hacerlo depende de su versión de Word.

Si está utilizando Word 97 o Word 2000, utilice las herramientas de la barra de herramientas Combinar correspondencia. Esta barra de herramientas aparece automáticamente cada vez que abre un documento principal de combinación de correspondencia que tiene una fuente de datos adjunta.

Los dos botones principales que utilizará son los siguientes:

Insertar campo de combinación . * Este botón le permite seleccionar, por nombre de encabezado de campo, la información que se insertará en su documento terminado.

Por ejemplo, si tiene un campo llamado Apellido en su fuente de datos, puede seleccionar ese campo cuando hace clic con el mouse en el botón Insertar campo de combinación.

Insertar campo de palabra . * Este botón le permite colocar otros tipos de campos de control en su documento. Estos campos no representan datos, sino que controlan cómo Word crea el documento final en función de la información de su archivo de datos. Por ejemplo, puede insertar un campo condicional que verificaría el valor de un campo en su fuente de datos y solo incluiría información si se cumpliera una determinada condición.

Si está utilizando Word 2002 o Word 2003, elija qué incluir de las opciones presentadas en el panel de tareas. Si desea insertar un campo de combinación, haga clic en el enlace Más elementos para ver qué campos de combinación están disponibles. En realidad, es más fácil mostrar la barra de herramientas Combinar correspondencia en Word 2002 o Word 2003 y luego usar las herramientas disponibles allí. Elija Barras de herramientas en el menú Ver y luego elija Combinar correspondencia.

A continuación, puede insertar campos tal como lo haría en Word 97 o Word 2000.

La mejor forma de aprender a utilizar los campos de combinación es experimentando. Intente usar diferentes campos y vea qué sucede. Puede aprender bastante de esta manera y estará más feliz con los documentos combinados resultantes.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1370) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

enlace: / wordribbon-Using_Merge_Fields [Uso de campos de combinación].