Es bastante común, en esta era electrónica, que los documentos de Word se envíen a todo el mundo como archivos adjuntos de correo electrónico. La facilidad con la que se hace esto es asombrosa para aquellos de nosotros que recordamos los «viejos tiempos» de la informática personal. Si recibe un documento de Word adjunto a un correo electrónico, hay un par de cosas que debe tener en cuenta.

Primero, si el documento es de una fuente que no es de confianza, asegúrese de tener algún tipo de protección contra virus. El archivo adjunto que cree que es un documento puede no ser, de hecho, un documento real. Pueden ser programas de virus o gusanos que se ejecutan directamente si hace doble clic en el archivo adjunto. También es posible que el documento en sí contenga una macro o dos que puedan ser peligrosas para su sistema.

En segundo lugar, si planea realizar cambios en el documento recibido, asegúrese de guardar el documento como un archivo normal antes de realizar cambios en él. En otras palabras, no haga doble clic en el archivo adjunto y luego realice cambios. He aquí por qué: cuando hace doble clic en el archivo adjunto, la mayoría de los programas de correo electrónico guardan el archivo en un directorio temporal y luego usan Word para abrirlo. Cuando cierra el documento, los cambios realizados se guardan en el archivo en el directorio temporal, no se guardan en el archivo adjunto. Incluso es posible que el programa de correo electrónico simplemente deseche el archivo temporal en el directorio temporal. En este caso, todos sus cambios se pierden por completo.

La mejor opción es guardar explícitamente el archivo adjunto como un archivo. Luego, fuera del programa de correo electrónico, puede usar Word para cargar el archivo y realizar cambios. En este caso, el archivo recibido actúa como cabría esperar. Si luego desea enviar el archivo modificado a otra persona, todo lo que necesita hacer es adjuntarlo a un mensaje de correo electrónico diferente y enviarlo de camino.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (160) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Working_with_E-mailed_Documents [Trabajar con documentos enviados por correo electrónico].