La forma más sencilla de insertar campos en un formulario es utilizar la barra de herramientas Formularios.

Para mostrar esta barra de herramientas, elija la opción Barras de herramientas en el menú Ver y asegúrese de que la casilla de verificación Formularios esté seleccionada. Hay tres tipos de campos de formulario que puede insertar en un documento: texto, desplegable y casilla de verificación. Cada uno de estos campos del formulario permite al usuario del formulario seleccionar o ingresar información del tipo que usted considere apropiado.

Como ejemplo, digamos que está creando un formulario de pedido y necesita un campo donde un usuario pueda ingresar el nombre de la persona que realiza el pedido.

Además, desea permitir que solo se ingresen hasta 25 caracteres en el campo. Para lograr esto, siga estos pasos:

  1. Coloque el punto de inserción donde desea que aparezca el campo.

  2. Haga clic en el botón Campo de formulario de texto en la barra de herramientas Formularios. Aparece un indicador de campo en el documento.

  3. Seleccione el campo del formulario que acaba de ingresar.

  4. Haga clic en el botón Opciones de campo de formulario en la barra de herramientas de Formularios. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de campo de formulario de texto. (Ver figura 1)

  5. Asegúrese de que la lista desplegable Tipo esté configurada como Texto normal. (Este es el tipo de información que desea permitir en el campo).

  6. Cambie la opción Longitud máxima a 25.

  7. Haga clic en Aceptar.

Puede repetir estos pasos para todos los campos de su formulario. La única diferencia sería el tipo de campo ingresado (que debería ser apropiado para el tipo de información que desea ingresar) y las opciones que establezca para cada campo.

La opción más complicada que puede establecer es la opción Longitud máxima, que solo aparece cuando trabaja con campos de texto. De forma predeterminada, esta opción está configurada como Ilimitada, lo que significa que el usuario puede ingresar cualquier cantidad de información deseada. Si la información que se ingresa excede el margen derecho de su documento, la altura del campo aumenta y la entrada de texto continúa en la siguiente línea. Si no desea este efecto en su formulario, entonces la única forma de evitarlo es establecer una longitud máxima para el campo.

Por ejemplo, si no desea que su campo se ajuste a la siguiente línea, debe establecer una longitud máxima que se garantiza que se ajuste a una sola línea. Calcular esa longitud puede resultar difícil, especialmente si está utilizando una fuente proporcional. Por esta razón, a algunas personas les gusta establecer la fuente de sus campos en una fuente monoespaciada (como Courier) que facilita el cálculo de la longitud de los campos.

Una forma de evitar el posible problema de «desbordamiento» es crear una tabla que contenga los campos de su formulario. La ventaja de esto es que puede definir el ancho y el alto de cada celda en su tabla, lo que limita el movimiento vertical de los campos de texto si deben ser demasiado largos. La desventaja es que parte de la información no se muestra fácilmente en formato tabular y, si el texto ingresado es demasiado largo, no se muestra toda en la pantalla o en la impresión. (Si el texto supera el tamaño de una celda de la tabla estática, la información adicional se suprime.

A medida que configura las opciones para sus diversos campos, observe que también puede definir macros que se pueden ejecutar cuando se ingresa el campo (se selecciona por primera vez) y cuando se sale. Estos le permiten procesar la información proporcionada en el campo.

Cuando se utiliza un formulario, la información ingresada en un campo se asigna a un nombre de marcador. Este nombre se especifica en el cuadro de diálogo Opciones para cada campo. Mediante el uso de otros campos relacionados con marcadores, puede hacer referencia al contenido del campo en otras partes de su documento.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1011) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003 . Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (W ord 2007 y posteriores) aquí:

link: / wordribbon-Working_with_Form_Fields [Trabajar con campos de formulario].