Word incluye una función de combinación de correspondencia muy potente. Para aprovechar esta función, debe crear un documento principal. Este documento es la «plantilla» o el «texto estándar» de su documento terminado.

Incluye todo lo que Word necesita para crear el documento terminado, incluidos los marcadores de posición para los datos que Word extrae de un archivo de datos.

Sin embargo, un documento de combinación de correspondencia no está completo hasta que también haya especificado un archivo de datos que desee asociar con el documento principal.

Para crear su documento principal de combinación de correspondencia y adjuntarle una fuente de datos, siga estos pasos:

  1. Si desea utilizar un documento existente como base para su combinación de correspondencia, cargue ese documento desde el disco.

  2. Haga clic en la pestaña Correspondencia de la cinta.

  3. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en la herramienta Iniciar combinación de correspondencia. Word muestra una lista de opciones que puede seleccionar.

  4. Haga clic en la opción Asistente para combinar correspondencia paso a paso, en la parte inferior de la lista. Word muestra el panel de tareas Combinar correspondencia en el lado derecho de la pantalla.

  5. De la lista de tipos de documentos disponibles que se proporciona en el panel de tareas, seleccione el que más se aproxime al tipo de documento que desea crear. En la mayoría de los casos, elegirá letras, pero también puede elegir cualquiera de las otras opciones.

  6. En la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Documento de inicio. El siguiente paso del asistente se muestra en el panel de tareas.

  7. Especifique lo que desea utilizar como documento inicial para la combinación de correspondencia. Si tiene un documento abierto (como el mencionado en el paso 1), debe elegir Usar el documento actual. Puede elegir cualquiera de las otras opciones (Comenzar desde una plantilla y Comenzar desde un documento existente) si son más apropiadas para lo que está haciendo.

  8. En la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios. El siguiente paso del asistente se muestra en el panel de tareas.

  9. Especifique de dónde desea que provengan los datos de combinación. Si ya tiene la lista en un archivo de disco de cualquier tipo, elija la opción predeterminada Usar una lista existente. También puede elegir Seleccionar de los contactos de Outlook o Escribir una nueva lista.

  10. En la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Escriba su carta. Si eligió Usar una lista existente en el paso anterior, Word muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Este cuadro de diálogo es muy similar a un cuadro de diálogo Abrir estándar.

  11. Usando los controles en el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos, busque el archivo que desea usar para su fuente de datos, luego haga clic en Abrir. Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.

  12. Utilice el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar cambios en los registros que se utilizarán en la combinación y para modificar el orden en el que se combinan los registros. Cuando termine, haga clic en Aceptar. La información del panel de tareas se actualiza para reflejar sus elecciones con respecto a la fuente de datos.

  13. En la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Escriba su carta. (Sí, es lo mismo en lo que hizo clic en el paso 10. Vaya a la figura).

En este punto, está listo para modificar o escribir su documento principal. Incluirá campos de combinación en el documento que indican dónde desea que aparezcan los datos de su archivo de datos.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (5965) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Beginning_a_Mail_Merge [Comenzando una combinación de correspondencia].