Word proporciona una gran variedad de etiquetas con las que funciona bastante bien.

Al realizar una combinación de correspondencia, puede hacer que sus datos se formatee automáticamente para imprimir en cualquiera de las etiquetas que admite Word. Al realizar la combinación, Word rellena las etiquetas de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Por ejemplo, si imprime en etiquetas de tres de ancho, Word coloca los datos en las tres etiquetas de la primera fila antes de pasar a la segunda.

Sin embargo, ¿qué sucede si desea que el orden en el que se llenen las etiquetas sea diferente? Por ejemplo, ¿qué sucede si desea que se complete la primera columna de etiquetas (de arriba a abajo) antes de que Word pase a la segunda columna?

No hay ninguna configuración o característica en Word que le permita especificar un «orden de llenado» para las etiquetas en una combinación de correspondencia. Sin embargo, hay un par de formas de manejar esta situación.

En primer lugar, puede comenzar con su fuente de datos y simplemente reordenar la información en la fuente de datos. Si su fuente de datos es una tabla de Word o un libro de Excel, esto es bastante fácil. Si está utilizando Access como fuente de datos o si la cantidad de registros en su fuente de datos es muy grande, entonces buscar esta solución alternativa puede resultar poco práctico, tedioso o imposible.

Otra posible solución es reconstruir manualmente el documento en el que está fusionando las etiquetas. Cuando elige que Word cree el documento de combinación y le dice a Word que está imprimiendo en etiquetas, Word crea una tabla que representa la apariencia de las etiquetas en la página impresa. Luego, esta tabla se completa con la información de la fuente de datos. Si tiene experiencia en el formato de documentos y la creación de tablas, puede cambiar el documento de combinación. En lugar de confiar en la tabla que configura Word, puede configurar su propia tabla en un documento de varias columnas.

Por ejemplo, digamos que desea imprimir en etiquetas de dirección estándar de tres direcciones. Normalmente, Word crea una tabla de tres columnas de ancho por diez filas de profundidad. Puede hacer esencialmente lo mismo utilizando la herramienta Columnas en la pestaña Diseño de la cinta para crear tres columnas en su página. (Recuerde que estas no son columnas de tabla, sino columnas de página).

Luego, cree una tabla que tenga una columna de ancho y treinta filas de profundidad. La tabla se ajustará dentro de las columnas de la página y debe permanecer en una sola página. Si ajusta las celdas de la tabla al tamaño adecuado y establece las columnas de la página con el ancho adecuado, sus etiquetas se fusionarán e imprimirán de arriba a abajo y de izquierda a derecha, tal como desee.

Una forma más fácil de lograr esta solución (en lugar de comenzar con un documento desde cero) es seguir estos pasos generales:

  1. Cree un documento de combinación de correspondencia para sus etiquetas, como lo haría normalmente.

No combine los datos; simplemente cree el documento de combinación.

  1. Seleccione todas las columnas de la tabla excepto la primera. Por ejemplo, si la tabla que Word creó para las etiquetas tiene tres columnas, seleccione la segunda y tercera columnas.

  2. Elimina las columnas. Ahora debería tener una tabla con una sola columna restante.

  3. Use la herramienta Columnas en la pestaña Diseño de la cinta (elija Más columnas) para especificar cuántas columnas desea usar para su página. (Asegúrese de establecer el espacio entre columnas para que sea bastante pequeño).

  4. Seleccione la segunda fila de la tabla y presione Ctrl + C. Esto copia la fila al Portapapeles.

  5. Presione Ctrl + V para pegar la fila. Continúe presionando Ctrl + V para pegar filas adicionales hasta que tenga una página completa de etiquetas.

Siguiendo estos pasos, lo único que debe hacer es ajustar el espacio entre columnas para que sus etiquetas se impriman en el intervalo horizontal adecuado en la página.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (8338) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Changing_Label_Printing_Order [Cambio de orden de impresión de etiquetas].