Cuando Word clasifica la información, lo hace de acuerdo con los códigos subyacentes que se utilizan para representar caracteres en la pantalla. Las PC y la mayoría de las demás computadoras pequeñas, como Macintosh, utilizan el juego de caracteres ANSI o quizás el juego de caracteres Unicode. Independientemente del conjunto que se utilice, a cada carácter se le asigna un valor numérico único. Esta asignación se realiza porque las computadoras solo pueden manipular números, no caracteres.

Al ordenar, Word en realidad ordena la información basándose en los códigos de caracteres subyacentes, no en los caracteres en sí. Por ejemplo, el código de carácter ANSI para la letra C es 67 y el valor de B es 66. Al ordenar los códigos de carácter en orden ascendente, B siempre aparecerá antes de C.

Esto puede dar lugar a algunos problemas a la hora de ordenar algunos tipos de texto. Por ejemplo, es posible que esté creando un glosario, índice o bibliografía y desee que «Hermano, Charles» aparezca antes que «Hermano Roberts» (en otras palabras, desea que se ignore la coma durante la clasificación).

Desafortunadamente, no puede hacer eso en Word; la clasificación se realiza como ya se describió. Mientras que los primeros siete caracteres de cada término («Hermano»)

coincidir, el espacio siempre se ordenará antes de la coma. ¿Por qué? Porque el espacio tiene un código de carácter numérico más bajo que la coma.

El mismo tipo de problema surge cuando se clasifican términos que contienen abreviaturas, como «San Carlos» y «San Jerónimo». En los índices literarios tradicionales, «San Carlos» aparecería antes que «San Jerónimo». En los índices mecánicos (un índice ordenado por un programa de computadora como Word se denomina índice mecánico) ocurre lo contrario porque la «t» en «St.» viene después de la «a» en «Saint».

Si alguien está obligado y decidido a desarrollar una lista de texto ordenada en el gran estilo literario, entonces la única solución es hacerlo a mano o utilizar algún proceso alternativo. Por ejemplo, podría escribir todas las instancias de «St. Charles» como «Saint Charles», pero formatee «Saint» de tal manera que después de ordenarlo pueda encontrarlo fácilmente (usando la función de reemplazo de Word) y reemplazarlo con «St. «

Obviamente, esto es mucho trabajo, especialmente si se trata de una gran cantidad de texto. Por esta razón, muchas editoriales (en particular las que publican obras técnicas de no ficción) encuentran bastante aceptable el uso de índices mecánicos. Aquellos que prefieren el enfoque literario tradicional, sin embargo, no tienen suerte cuando se trata de Word.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13116) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Changing_Sort_Order [Cambio de orden de clasificación].