Ralph escribe documentos que necesitan caracteres alfabéticos específicos a la izquierda de cada párrafo. Estas letras deben aparecer en el margen, similar a los números de línea. Los caracteres suelen ser los mismos para todo el documento, lo que significa que no cambian de un párrafo a otro. Ralph se pregunta si hay alguna forma de insertar automáticamente estos caracteres junto a cada párrafo.

Hay un par de enfoques que puede utilizar para lograr esto.

Primero, puede escribir el carácter alfabético al principio de cada párrafo y presionar la tecla Tab. Luego, formatee el párrafo para que use una sangría francesa que coloque un poco la primera línea en el margen izquierdo. Esto se puede hacer fácilmente utilizando estilos que se pueden aplicar a los párrafos.

Si tiene muchos párrafos con los que desea hacer esto, puede ser tedioso escribir el carácter alfabético y presionar Tab para cada párrafo.

Afortunadamente, es fácil crear una macro que se encargue del tedio por usted.

Sub FmtParagraphs()

Dim p As Paragraph

For Each p In ActiveDocument.Content.Paragraphs         If p.Style = "MyAlpha" Then             With p.Range                 .InsertBefore "R" & Chr(9)

End With         End If     Next p End Sub

La macro busca cualquier párrafo del documento que utilice el estilo MyAlpha. (Esto supone que MyAlpha «es el estilo especial de sangría francesa que creó para realizar este enfoque). Cuando encuentra una, inserta la letra» R «delante del párrafo y luego un carácter de tabulación. Puede modificar fácilmente esta macro para buscar un nombre de estilo diferente o agregar un carácter alfabético diferente.

Un enfoque similar es definir un estilo que utiliza una lista modificada con viñetas. En lugar de usar una viñeta normal, puede definir la lista para usar el carácter alfabético como viñeta. Al aplicar el estilo a los párrafos, el carácter alfabético aparecería automáticamente, y no necesitaría escribirlo o la tabulación para separarlo del cuerpo principal del párrafo.

|||| Ambos enfoques mencionados hasta ahora funcionan rápida y fácilmente para documentos relativamente simples. Sin embargo, no funcionarán si sus documentos incluyen listas numeradas o con viñetas regulares. En ese caso, deberá utilizar un enfoque diferente, uno que se basa en cuadros de texto para la ubicación del carácter alfabético.

La razón por la que este enfoque puede ser preferible para documentos complejos es que no se basa en estilos. Eso significa que puede tener una amplia variedad de listas numeradas y con viñetas en sus documentos, pero aún tener los caracteres alfabéticos colocados a la izquierda de cada párrafo, en el margen.

Además, los cuadros de texto se pueden formatear para que estén anclados a cada párrafo y se muevan con el párrafo cuando Word repagina el documento.

Por supuesto, si tiene un documento que tiene 300 párrafos, agregar cuadros de texto a cada párrafo puede ser tedioso, sin mencionar insoportable cuando comienza a formatear cada cuadro de texto. Nuevamente, las macros pueden ayudar a aliviar el tedio. La siguiente macro se puede utilizar para copiar automáticamente un cuadro de texto seleccionado a todos los demás párrafos de un documento.

Sub TextBoxesInMargin()

Dim aShape As Shape     Dim aPara As Paragraph     Dim j As Long     Dim shpTop As Single     Dim shpLeft As Single     Dim aRange As Range

If ActiveDocument.Shapes.Count = 0 Then GoTo noTextbox     If Selection.ShapeRange.Count <> 1 Then GoTo noTextbox

Set aShape = Selection.ShapeRange(1)

With aShape         If .Type <> msoTextBox Then GoTo noTextbox         If aShape.RelativeVerticalPosition <> wdRelativeVerticalPositionParagraph Then             MsgBox "The text box must be positioned relative to a paragraph"

Exit Sub         End If         shpTop = .Top         shpLeft = .Left         aShape.Select         Selection.Copy     End With

For Each aPara In ActiveDocument.Paragraphs         Set aRange = aPara.Range         If Len(aRange.Text) > 1 Then ' only non blank paragraphs             aRange.Select             Selection.Paste             Selection.ShapeRange.Top = shpTop             Selection.ShapeRange.Left = shpLeft         End If     Next aPara     Exit Sub

noTextbox:

MsgBox "Text box is not selected"

End Sub

Para usar la macro, formatee un solo cuadro de texto pequeño para contener su carácter alfabético. Asegúrese de que el cuadro de texto esté anclado al párrafo junto al que lo coloca y que su posición sea correcta en relación con el párrafo. Una vez que el cuadro de texto tenga el aspecto que desea, selecciónelo y luego ejecute la macro. El cuadro de texto se copia y pega al lado de todos los demás párrafos del documento.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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