Martin recibió recientemente, del equipo legal de su empresa, una lista de frases que no les gusta ver en los documentos que crea la empresa.

Por ejemplo, en la mayoría de los casos la frase «la solución» debería ser, en cambio, «la solución está destinada a». Martin se pregunta si hay alguna manera de que esta nueva lista de frases sea revisada y marcada automáticamente en Word, quizás a través del corrector gramatical.

El corrector gramatical no lo hará, desafortunadamente. Simplemente no hay forma, en Word, de agregar sus propias frases para que el corrector gramatical pueda, bueno, «verificarlas».

Sin embargo, parece que puede necesitar dos soluciones: una que entrará en juego a medida que redacta nuevos documentos y otra que se puede utilizar para verificar documentos existentes. La solución «mientras redacta» es bastante sencilla: todo lo que necesita hacer es utilizar Autocorrección para cambiar automáticamente las frases ofensivas.

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 o una versión posterior, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Haga clic en Revisión en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

  3. Haga clic en Opciones de Autocorrección. Word muestra el cuadro de diálogo Autocorrección.

(Ver figura 1)

  1. En el cuadro Reemplazar, ingrese su frase ofensiva.

  2. En el cuadro Con, escriba la frase preferida.

  3. Haga clic en el botón Agregar.

  4. Repita los pasos 4 a 6 para cada una de las frases ofensivas restantes.

  5. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

Ahora, mientras escribe su documento, cada vez que se ingresa una frase ofensiva y se presiona el espacio o el signo de puntuación después de que se presiona esa frase, Word debe reemplazar automáticamente la frase con la frase preferida.

Por supuesto, el enfoque de Autocorrección no ayudará con los documentos existentes, ni ayudará si los bloques de texto se copian de otros documentos y se pegan en el documento actual. En esos casos, necesita un enfoque diferente. La más simple es usar las capacidades de Buscar y Reemplazar de Word para buscar una frase ofensiva y determinar si desea reemplazarla con la frase preferida o no. Esto puede funcionar muy bien si solo tiene algunas frases que necesita corregir.

Si su lista de frases es considerablemente más larga, es posible que desee considerar el uso de una macro para marcar infracciones. He aquí un enfoque sencillo.

Sub ReplacePhrases()

Dim sBadPhrase(19) As String     Dim sGoodPhrase(19) As String     Dim iCount As Integer     Dim J As Integer

iCount = 6   ' Set to number of phrases

sBadPhrase(1) = "first offensive phrase"

sBadPhrase(2) = "second offensive phrase"

sBadPhrase(3) = "third offensive phrase"

sBadPhrase(4) = "fourth offensive phrase"

sBadPhrase(5) = "fifth offensive phrase"

sBadPhrase(6) = "sixth offensive phrase"



sGoodPhrase(1) = "first preferred phrase"

sGoodPhrase(2) = "second preferred phrase"

sGoodPhrase(3) = "third preferred phrase"

sGoodPhrase(4) = "fourth preferred phrase"

sGoodPhrase(5) = "fifth preferred phrase"

sGoodPhrase(6) = "sixth preferred phrase"



For J = 1 to iCount         With Selection.Find             .ClearFormatting             .Replacement.ClearFormatting             .Text = sBadPhrase(J)

.Replacement.Text = sGoodPhrase(J)

.Forward = True             .Format = False             .MatchWholeWord = False             .MatchCase = False             .MatchWildcards = False             .Wrap = wdFindContinue         End With         Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll     Next J End Sub

Esta macro realiza un reemplazo masivo de los valores almacenados en la matriz sBadPhrase con las frases almacenadas en la matriz sGoodPhrase. Todo lo que necesita hacer es configurar las matrices con sus frases y cambiar iCount para que sea igual al número de frases que ha definido.

(Si supera las 19 frases, también deberá cambiar la declaración de las dos matrices para que sean lo suficientemente grandes).

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (5140) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.