Cuando usa la función de combinación de correspondencia de Word, no está limitado a usar solo los campos de datos reales al armar su documento de combinación. Word también incluye campos especiales que le permiten controlar condicionalmente cómo Word realiza la combinación. Estos tipos de campos se pueden insertar fácilmente haciendo clic en la lista desplegable Insertar campo de palabra en la barra de herramientas Combinar correspondencia. Los tres campos que puede utilizar para el procesamiento condicional son los siguientes:

Si …​ Entonces …​ Else. * Utilice este campo si desea hacer una comparación entre un campo de datos y un valor, y luego tomar alguna acción basada en la comparación. Este campo es equivalente a la construcción del mismo nombre que se usa en muchos lenguajes de programación.

Siguiente registro si. * Utilice este campo si desea comparar el contenido de un campo de datos con un valor, y luego salte al siguiente registro si la comparación es verdadera.

Omitir registro si. * Utilice este campo cuando desee comparar el contenido de un campo de datos con un valor y luego ignore el registro de datos actual si la comparación es verdadera.

No puede utilizar los campos de combinación de correspondencia condicional de Word para comparar valores en cualquier registro que no sea el actual. Sería muy bueno comparar el contenido de un campo de datos en el registro actual con el contenido del mismo campo de datos en el registro anterior, pero lamentablemente Word no lo permitirá.

Una posible solución a esta deficiencia, si está utilizando una hoja de cálculo de Excel como fuente de datos, es simplemente copiar el campo de control (columna) a otra columna y luego compensarlo por una fila. Aquí hay un ejemplo:

Item

Category

OldCat

Dogs

1

Cats

1

1

Birds

2

1

Pigs

3

2

A medida que Word procesa cada registro de la fuente de datos, el valor del campo de datos OldCat es el mismo que el contenido del campo de datos Categoría en el registro anterior. Por lo tanto, podría usar un campo compuesto como el siguiente para verificar y actuar sobre la comparación entre los campos:

{IF {MERGEFIELD Category} <> {MERGEFIELD OldCat} "first text" "second text"}

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (8176) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Conditional_Processing_During_a_Mail_Merge [Procesamiento condicional durante una combinación de correspondencia].