La función Control de cambios de Word es muy útil cuando desea realizar un seguimiento de quién realiza qué cambios en un documento. La función facilita ver las ediciones, junto con el nombre de la persona que realizó el cambio.

En algunas situaciones de oficina, es posible que desee que varias personas realicen los cambios, pero que esos cambios aparezcan en el documento como si los hubiera realizado una sola persona. Por ejemplo, su jefe puede realizar algunos cambios en un documento y luego entregar una copia marcada del documento impreso a un asistente para ingresar más cambios. En lugar de que estos otros cambios aparezcan como si los hubiera realizado el asistente, probablemente desee que se muestren como realizados por el jefe. (Esto tiene sentido, para empezar, eran los cambios del jefe; alguien más los acaba de ingresar)

Hay un par de formas en que esto se puede lograr en Word. La forma más obvia sería que el asistente hiciera los cambios usando la computadora del jefe. Sin embargo, esto puede no ser práctico, ya que es posible que el jefe no quiera que su computadora sea utilizada por nadie más, o que la computadora del jefe sea un portátil que viaje con el jefe.

Eso lleva a otro enfoque: pretender ser el jefe. Cuando tiene activada la función Control de cambios en Word, almacena un nombre de usuario con cada cambio realizado en un documento. Este nombre se toma del nombre y las iniciales que ha configurado en Word. (En Word 2007, lo hace en el área de opciones populares del cuadro de diálogo Opciones de Word. En versiones posteriores de Word, lo hace en el área de opciones generales del cuadro de diálogo Opciones de Word).

Si quieres fingir que eres el jefe, para que tus ediciones aparezcan como las ediciones del jefe, simplemente cambia el nombre y las iniciales para que coincidan con lo que esté en el sistema del jefe. La información debe coincidir exactamente, o Word seguirá considerando que sus ediciones son diferentes de las ediciones originales del jefe.

Una forma útil de asegurarse de que todo sea igual es seguir estos pasos en la computadora del jefe:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 o una versión posterior, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Popular (Word 2007) o General (versiones posteriores). (Ver figura 1)

  3. Presione Alt + Imprimir pantalla. Esto copia una imagen del cuadro de diálogo en el Portapapeles.

  4. Cree un documento nuevo en blanco.

  5. Presione Ctrl + V. Debería ver la imagen del cuadro de diálogo en el documento.

  6. Imprime el documento.

Ahora tiene una copia impresa de cómo se ve la información del usuario del jefe, lo que significa que puede hacer coincidir exactamente con su sistema.

Una cosa que debe tener en cuenta es que la información en la pestaña Información del usuario no se usa solo para Control de cambios. También se usa en otros lugares. Por ejemplo, aparece en las propiedades de archivo asociadas con un archivo, así como cuando inserta comentarios. También se muestra como los resultados de varios códigos de campo. Por lo tanto, es una buena idea cambiar la pestaña Información del usuario solo cuando vaya a trabajar en el documento del jefe y luego volver a cambiarla a su información tan pronto como haya terminado con el documento. Si tiene que hacer este cambio con regularidad, es posible que desee grabar el proceso en una macro que luego pueda reproducir para realizar el cambio automáticamente.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (6084) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Consolidating_Changes_under_a_Single_User [Consolidación de cambios bajo un solo usuario].