Si desea ordenar una columna de palabras, siempre debe lidiar con la forma muy literal de Word de ordenar la información, de modo que los signos de puntuación se clasifican primero, luego los números, luego A, B, C, y así sucesivamente. Por lo tanto, si coloca la palabra «cebra» entre comillas, Word la clasificará antes que las palabras que comienzan con la letra A. En la mayoría de los casos, sería bueno que Word pudiera ignorar las comillas y ordenar cebra en su lugar habitual, con otras palabras que comienzan con la letra Z.

No hay forma de configurar Word para que realice la ordenación de la forma que desee, pero puede, con un poco de ingenio, crear una solución alternativa que ordenará las cosas tal como las desea. La idea básica es utilizar texto oculto para colocar, al principio de la palabra, texto que indique cómo desea que la palabra esté realmente ordenada. Así, en el caso de zebra, seguirías estos pasos:

  1. Escriba «cebra», con las comillas, como lo haría normalmente.

  2. Coloque el punto de inserción justo antes de la comilla de apertura.

  3. Escriba la palabra cebra sin comillas. El texto ahora debería verse así: zebra «zebra».

  4. Seleccione el texto sin comillas que escribió en el paso 3.

  5. Presione Ctrl + Mayús + H.

Lo que suceda en este punto depende de si tiene texto oculto visible dentro de su documento. Si está visible, aparece un subrayado punteado debajo del texto seleccionado. Si el texto oculto no está visible, la palabra que seleccionó parece desaparecer. (Todavía está ahí; simplemente está escondido.)

La idea desde este punto es desactivar la visualización de texto oculto cuando esté listo para imprimir o leer su documento. A continuación se explica cómo ocultar el texto oculto para que no se muestre:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 o una versión posterior, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Mostrar. (Ver figura 1)

  3. Asegúrese de que la casilla de verificación Texto oculto esté desactivada.

  4. Haga clic en Aceptar.

Cuando esté listo para ordenar, muestre el texto oculto (el mismo método que para ocultarlo, pero asegúrese de que la casilla de verificación esté seleccionada en el paso 3) y luego ordene. Luego, la clasificación tiene en cuenta el texto oculto y su lista se ordena como desee.

Este enfoque de incrustar «palabras clave» ocultas en su lista también es útil en aquellos casos en los que tiene un número limitado de entradas que comienzan con números. Por ejemplo, si tiene una entrada de lista como «3 caballos» (sin las comillas), es posible que desee ordenarla como si fuera «tres caballos». Simplemente use el método de texto oculto para incrustar la palabra clave de clasificación deseada (tres caballos) al comienzo de la entrada.

También puede utilizar este método para obligar a Word a ignorar preposiciones o conjunciones al realizar la clasificación. Por ejemplo, es posible que desee clasificar «El sueño de una noche de verano» como si fuera «El sueño de una noche de verano». Simplemente inserte el texto oculto deseado al comienzo de la entrada y luego úselo para ordenar.

Si, en algún momento futuro, realmente desea deshacerse de las palabras clave de texto oculto, puede hacerlo utilizando la función Buscar y reemplazar de Word. Word le permite buscar formato, incluido el atributo Oculto, que puede reemplazar con nada. (Cómo hacer tales operaciones de Buscar y Reemplazar se ha tratado en otros números de WordTips.)

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (7357) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Controlling_How_Word_Sorts_Text [Control de cómo Word ordena el texto].