Dianne se pregunta si hay una forma de crear una plantilla que excluya la introducción de nuevos estilos. Los clientes pegan material con formato y estilos en sus documentos y eso puede causar problemas.

Quiere crear una plantilla genérica que cree un documento que bloquee los estilos que no sean de plantilla.

Este problema ha sido uno que ha afectado a los usuarios de Word durante años (si no décadas). Puede dedicar bastante tiempo a obtener su plantilla y hoja de estilo de la manera que desee, luego enviársela a otra persona solo para que regrese con la lista de estilos (y el formato del documento) en el equivalente electrónico de jirones.

Hay varios enfoques que puede tomar para intentar remediar la situación. Primero, puede probar el enfoque «por favor, no hagas eso» en el que simplemente pides a los demás que no peguen nada en tu documento. O, si deben pegar algo, pídales que utilicen una de las variantes de Pegado especial que permiten pegar sin formatear.

Si desea un enfoque más contundente, siga estos pasos:

  1. Configure su plantilla (incluidos los estilos) como desee.

  2. Con la plantilla cargada en Word, muestre la pestaña Inicio de la cinta.

  3. Haga clic en el pequeño icono en la parte inferior derecha del grupo Estilos. Word muestra el panel Estilos en el lado derecho de la pantalla.

  4. En la parte inferior del panel Estilos, haga clic en el icono Administrar estilos. (Si no puede averiguar qué icono es cuál, pase el puntero del mouse sobre cada icono, a su vez, hasta que vea la información sobre herramientas «Administrar estilos»). Word muestra el cuadro de diálogo Administrar estilos.

  5. Asegúrese de que la pestaña Restringir esté seleccionada. (Ver figura 1)

  6. A partir de los estilos enumerados en el cuadro de diálogo, cree un conjunto de selección de los estilos que desea que utilice el usuario. (Cree el conjunto de selección haciendo clic en el nombre de un estilo y luego manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en otros nombres de estilo).

  7. 7 Haga clic en la casilla de verificación Limitar formato a estilos permitidos.

  8. Haga clic en Aceptar.

  9. Guarde su plantilla.

En teoría, cualquier documento basado en la plantilla restringirá los estilos que el usuario puede usar en su formato. Lo que no está claro es si esto también se extiende a limitar los estilos que se pueden pegar en el documento. Si prefiere una versión aplicada a macros de este enfoque, puede utilizar las macros detalladas en el siguiente blog:

http://blogs.msdn.com/b/ericwhite/archive/2010/01/27/programmatically-limiting-styles-in-word.aspx

Por supuesto, puede crear un conjunto de macros que impida que las personas peguen texto formateado en un documento. (Coloque las macros en la plantilla en la que se basa el documento y se pasan al documento automáticamente. Advertencia normal: si el usuario no habilita las macros, entonces este enfoque casi no tiene valor.)

Por ejemplo, un enfoque para evitar que se agreguen nuevos estilos es determinar el número de estilos antes y después del pegado. Si el número ha aumentado, entonces su macro puede deshacer el pegado y darle al usuario las opciones para pegar en el Portapapeles como texto sin formato o cancelar. Este método también evitará que se introduzcan estilos desde tablas y cuadros de texto.

Es importante darse cuenta de que no existe un evento de pegado «general» que pueda quedar atrapado en VBA. En cambio, es necesario personalizar varios de los comandos integrados de Word. Los siguientes reemplazan cuatro de esos comandos.

Sub EditPaste()

Dim k As Long

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting     Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles     k = ActiveDocument.Styles.Count     Selection.Range.Paste     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         MsgBox "Paste unsuccessful. You tried to introduce new styles."

End If End Sub
Sub EditPasteSpecial()

Dim k As Long     Dim lk As Boolean

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting     Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles     k = ActiveDocument.Styles.Count     With Dialogs(wdDialogEditPasteSpecial)

.Show         lk = .link     End With     If lk Then         ActiveDocument.Undo         MsgBox "You are not allowed to paste links"

Exit Sub     End If     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         If MsgBox("You have tried to introduce new styles." & vbCrLf & _           "Do you want to paste as plain text?", vbYesNo) = vbYes Then _           Selection.Range.PasteSpecial datatype:=wdPasteText     End If End Sub
Sub PasteDestinationFormatting()

Dim k As Long

k = ActiveDocument.Styles.Count     Selection.Range.Paste     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         MsgBox "Paste unsuccessful. You tried to introduce new styles."

End If End Sub
Sub PasteSourceFormatting()

MsgBox "You are not allowed to paste with source formatting"

End Sub

Otro enfoque no macro es cambiar la protección del documento.

Con la plantilla cargada en Word, siga estos pasos:

  1. Muestre el enlace: / wordribbon-Viendo_la_tabla_de_ Desarrollador [pestaña Desarrollador] de la cinta.

  2. Haga clic en la herramienta Restringir edición en el grupo Proteger. Word muestra el panel Restringir edición en el lado derecho de su documento.

  3. En el área Restricciones de formato, seleccione la casilla de verificación Limitar el formato a una selección de estilos.

  4. Haga clic en el enlace Configuración, justo debajo de la casilla de verificación. Word muestra el cuadro de diálogo Restricciones de formato. (Ver figura 2)

  5. Asegúrese de que la lista de estilos refleje aquellos que desea que el usuario pueda usar.

  6. Ajuste las casillas de verificación en la parte inferior del cuadro de diálogo, como desee.

  7. Haga clic en Aceptar. Word cierra el cuadro de diálogo Restricciones de formato.

  8. Si las restricciones que implementó plantearon algunos conflictos potenciales con los estilos utilizados en el documento, Word le preguntará qué desea hacer.

(Responde como desees.)

  1. Haga clic en Sí, comenzar a aplicar la protección. Word muestra el cuadro de diálogo Iniciar protección.

  2. Ingrese una contraseña para la protección, si lo desea. (Deberá ingresarlo dos veces)

  3. Haga clic en Aceptar.

  4. Cierre el panel de tareas Restringir formato y edición.

  5. Guarde su plantilla.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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