Justin está elaborando un documento que tiene muchas referencias que se parecen a «ABC 12:34» y quiere crear entradas de índice para todas.

Puede utilizar comodines en Buscar y reemplazar para encontrar estas referencias, pero no ha podido encontrar una forma de crear una entrada de índice para cada instancia que se encuentra.

Una forma de crear el índice que desea es confiar en lo que Microsoft llama un «archivo de concordancia». Esto no es más que una lista de las cosas que desea indexar y una indicación de cómo desea indexarlas. Luego, Word usa el archivo de concordancia como guía para agregar las entradas de índice a su documento principal.

Veamos primero el archivo de concordancia. Está construido de manera muy simple, y no contiene nada más que una sola tabla de dos columnas. En la columna de la izquierda, cada fila debe indicar un término diferente que desea indexar en su documento principal. En el caso de Justin, necesitaría enumerar cada combinación única «ABC 12:34». En la columna de la derecha, cada fila contendría la entrada de índice deseada para el término de la izquierda. En muchos casos, esto puede significar que la columna de la derecha simplemente repite lo que está en la izquierda, pero no lo haría necesariamente si desea especificar una redacción diferente para la entrada del índice o si desea incluir una subentrada. (Si desea una subentrada, debe usar la entrada del índice principal seguida de dos puntos y luego la subentrada).

Una vez que el archivo de concordancia esté completo, guárdelo. Ahora puede abrir su documento principal y seguir estos pasos:

  1. Muestre la pestaña Referencias de la cinta.

  2. Cerca del lado derecho de la cinta, en el grupo Índice, haga clic en la herramienta Insertar índice. Word muestra el cuadro de diálogo Índice. (Ver figura 1)

  3. Haga clic en el botón AutoMark. Word muestra un cuadro de diálogo que se parece mucho a un cuadro de diálogo Abrir estándar.

  4. Utilice las herramientas del cuadro de diálogo para ubicar y seleccionar el archivo de concordancia que creó.

  5. Haga clic en Abrir.

Eso es; Word utiliza el contenido del archivo de concordancia como guía para agregar entradas de índice a su documento principal. Cuando haya terminado, puede insertar su índice donde desee.

Una cosa que encuentro útil cada vez que voy a permitir que Word realice algún tipo de operación masiva en un documento es asegurarme de tener una copia adicional del documento. Por lo tanto, antes de aplicar el archivo de concordancia siguiendo los pasos anteriores, es posible que desee hacer una copia de su documento sin alterar. Esto es simplemente una precaución de seguridad en caso de que yo, personalmente, arruine algo en el archivo de concordancia.

Si no desea seguir la ruta de crear un archivo de concordancia, puede usar una macro para agregar las entradas de índice. Este es un ejemplo:

Sub CreateManyIndexEntries()

Dim sFindPattern As String     Dim sTemp As String

' Indicate the pattern to find     sFindPattern = "^$^$^$ ^#^#:^#^#"



' Jump to beginning of document     Selection.HomeKey Unit:=wdStory

' Find first instance of pattern     Selection.Find.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = sFindPattern         .Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindStop         .Format = False         .MatchCase = False         .MatchWholeWord = False         .MatchWildcards = False         .MatchSoundsLike = False         .MatchAllWordForms = False         .IgnoreSpace = False     End With     Selection.Find.Execute

While Selection.Find.Found         ' Create what we want for index entry,         ' ensuring that any colons are escaped out         sTemp = Replace(Selection, ":", "\:")



' Create the actual index entry         ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _           Range:=Selection.Range, _           Entry:=sTemp, _           EntryAutoText:="", _           CrossReference:="", _           CrossReferenceAutoText:="", _           BookmarkName:="", _           Bold:=False, _           Italic:=False

' Set up next Find operation         Selection.Collapse wdCollapseEnd         Selection.Find.Execute     Wend End Sub

La macro salta al principio del documento y encuentra la primera instancia de lo que sea que esté en la variable sFindPattern. Como se muestra arriba, la variable contiene un patrón: tres letras seguidas de un espacio, luego dos dígitos, dos puntos y dos dígitos. (Este es el patrón que especificó Justin.) Si se encuentra una coincidencia, se crea una entrada de índice que coincide con lo que se encontró. La entrada de índice se inserta en el documento y luego se busca la siguiente aparición del patrón. Esto se repite para cada instancia del patrón en el documento.

El enfoque macro es más un método de fuerza bruta para crear las entradas de índice. Eso es porque no es tan flexible como usar el archivo de concordancia; no maneja la creación de entradas de índice que sean diferentes de lo que está buscando, ni maneja subentradas.

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