Francis tiene varios documentos que, a los efectos de una tabla de contenido, debe tratar como un solo documento. Se pregunta si existe una forma de crear una tabla de contenido que abarque varios documentos.

En realidad, hay tres formas de hacerlo. Describiré rápidamente dos de los enfoques y luego dedicaré un poco más de tiempo al tercero.

El primer enfoque es simplemente crear un nuevo documento y luego copiar el contenido de cada uno de sus archivos en ese nuevo documento, en el orden correcto. Digamos que tiene una serie de documentos denominados Chap01, Chap02, Chap03 y hasta Chap32. Debería abrir cada uno de estos archivos, a su vez, presionar Ctrl + A para seleccionar todo en el archivo, cambiar al nuevo documento y presionar Ctrl + V. A medida que hace esto, el nuevo documento se agranda cada vez más (por supuesto), pero cuando se completa, puede agregar fácilmente una tabla de contenido al principio del documento.

Honestamente, ese enfoque es mucho trabajo y no es muy flexible. Cada vez que edita uno de los documentos, debe repetir el proceso para obtener una nueva tabla de contenido. Entonces, no recomendaría este enfoque en particular.

El segundo enfoque consiste en utilizar un documento maestro y subdocumentos. Esta es una característica integrada en Word que le permite definir un «documento contenedor» (el documento maestro) e identificar otros documentos que deben incluirse en el contenedor (los subdocumentos). Para crear un documento maestro, siga estos pasos:

  1. Crea un documento nuevo. Asegúrese de que utilice la misma plantilla que los documentos que desea incluir en la tabla de contenido.

  2. Muestre el documento en la vista Esquema. (Muestre la pestaña Ver de la cinta y haga clic en la herramienta Esquema en el grupo Vistas).

  3. Asegúrese de que se muestre la pestaña Esquema de la cinta. (Debería mostrarse de forma predeterminada cuando cambia a la vista Esquema).

  4. En el grupo Documento maestro, haga clic en la herramienta Mostrar documento. Word expande las herramientas en el grupo Documento maestro.

  5. Haga clic en la herramienta Insertar, que está visible en el grupo Documento maestro.

Word muestra el cuadro de diálogo Insertar subdocumento. (Este cuadro de diálogo se parece mucho a un cuadro de diálogo Abrir estándar).

  1. Con los controles del cuadro de diálogo, ubique y seleccione el primer documento que desea incluir en su TOC.

  2. Haga clic en Abrir. Word inserta el contenido del documento, rodeado de saltos de sección.

  3. Repita los pasos del 5 al 7 para cada uno de los demás documentos que desee incluir.

  4. Inserte y genere su TOC como lo haría normalmente.

Si decide utilizar este enfoque (crear un documento maestro), comprenda que existen numerosas historias de terror relacionadas con su uso.

Mucha gente considera que los documentos maestros son la forma más rápida disponible para dañar documentos de Word. Debido a que esta es una posibilidad, querrá asegurarse de protegerse conservando copias de seguridad de todos sus documentos originales sin que esas copias de seguridad formen parte de un documento maestro. Puede encontrar más información sobre la corrupción de documentos maestros en esta página en el http://word.mvps.org [sitio de Word MVP]:

http://wordmvp.com/FAQs/General/WhyMasterDocsCorrupt.htm

El tercer enfoque consiste en utilizar códigos de campo para combinar los documentos en un solo documento. Este enfoque tiene el menor número de inconvenientes que puedo encontrar, por lo que es el que sugeriría. Siga estos pasos:

  1. Crea un documento nuevo. Asegúrese de que utilice la misma plantilla que los documentos que desea incluir en la TOC. Debe asegurarse de que el punto de inserción esté al principio del documento.

  2. Muestre la pestaña Insertar de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Elementos rápidos en el grupo Texto. Word muestra algunas opciones debajo de la herramienta.

  4. Haga clic en Campo. Word muestra el cuadro de diálogo Campo.

  5. Elija Índices y tablas de la lista Categorías (esquina superior izquierda del cuadro de diálogo). (Ver figura 1)

  6. Seleccione RD de la lista Nombres de campo. Word ajusta la apariencia del cuadro de diálogo para incluir un cuadro de nombre de archivo o URL.

  7. En el cuadro Nombre de archivo o URL, ingrese el nombre del primer archivo que desea incluir en la tabla de contenido.

  8. Haga clic en Aceptar. Word inserta el campo en el documento.

  9. Presione Entrar una vez.

  10. Repita los pasos del 2 al 9 para cada uno de los demás documentos que desee incluir.

  11. Inserte y genere su TOC como lo haría normalmente.

Aunque la ruta del código de campo de RD es el enfoque más seguro, comprenda que si está utilizando Word 2013 puede experimentar un error en la implementación de los códigos de RD. Sabrá si ha encontrado el error si los números de página generados para un archivo son todos iguales. Aparentemente, puede solucionar el error si tiene todos los archivos a los que se hace referencia abiertos en Word cuando genera (o regenera) el TOC. También puede, si lo desea, cambiar todos los códigos de campo RD a códigos de campo INCLUDETEXT, pero si elige hacerlo, deberá colocar un salto de sección antes y después de cada uno de los códigos de campo.

Si desea información adicional sobre el uso de este tercer enfoque, consulte estos recursos:

http://mousetrax.com/mastdoc.html

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (3318) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010 y 2013.