Greg tiene varios estilos que necesita implementar dentro de su organización. Hay una gran cantidad de usuarios en la organización y Greg no puede reemplazar sus copias individuales de la plantilla Normal.

Además, los estilos también deben estar disponibles a través de plantillas personalizadas existentes. Todas las plantillas (normales y personalizadas) están en los sistemas individuales de los usuarios. Greg está buscando sugerencias sobre cómo implementar los estilos para que sean accesibles para todos los usuarios y tengan prioridad sobre los estilos del mismo nombre que ya pueden existir dentro de las plantillas de sus sistemas.

En realidad, la gente ha estado haciendo la misma pregunta que Greg (de una forma u otra) durante años. La razón por la que se ha pedido durante tanto tiempo es porque realmente no hay una buena respuesta, al menos no una que pueda «imponerse» en una implementación local de Word y captar todos los «errores»

que son posibles. Tan pronto como crea que puede tener todos los estilos cubiertos, de alguna manera, la máquina local de alguien hará algo extraño (como cambiar el nombre de uno de sus estilos automáticamente por alguna extraña razón) y luego el usuario se queda atascado tratando de averiguar cómo para manejar esa situación. Si eligen mal, el documento puede propagarse a través de la organización con el estilo incorrecto aplicado.

El enfoque que han utilizado la mayoría de las empresas es crear un buen conjunto de estándares y reglas (tal vez codificados en una guía de estilo corporativa) y luego capacitar a los usuarios sobre cómo reconocer esos estándares y usarlos. Es irónico y un poco triste que las empresas gasten miles de dólares en computadoras y software y luego se nieguen a gastar un poco más para capacitar a las personas sobre cómo usar esas herramientas de la mejor manera para la empresa.

Las empresas asumen que todo el mundo tiene conocimientos de informática y luego se sorprenden cuando se produce el caos, a nivel documental.

Al trabajar con esos estándares y reglas, querrá crear una serie de plantillas oficiales que respalden e implementen los estándares y reglas. Esto, sin duda, incluirá la creación de una plantilla Normal organizacional. Esta plantilla debe colocarse en una ubicación de red compartida y protegerse para que no pueda ser actualizada por una gran cantidad de usuarios que accederán a ella. Si desea conservar una copia local para cada persona, entonces el administrador de red puede descargar la plantilla Normal a la máquina local automáticamente cada vez que alguien inicie sesión en la red. De esta manera, cualquier cambio realizado a nivel corporativo podría «empujarse» a los usuarios locales.

Una vez que se implementan los estándares y reglas, la organización podría examinar periódicamente los documentos producidos por los usuarios para ver si se están siguiendo esos estándares y reglas. Con el tiempo, esto permitirá que sus usuarios se vuelvan más competentes en el uso de un estándar organizacional que beneficiaría a toda la organización.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (5958) se aplica a Microsoft Word 2007 y 2010.