Jerald tiene una combinación de correspondencia de Word que utiliza una base de datos de Access como fuente.

Cuando ejecuta la combinación de correspondencia, da como resultado un documento que contiene aproximadamente 1000 páginas, cada una de las cuales contiene el registro de un formulario individual de la base de datos de Access. Jerald se pregunta si hay una manera de enviar fácilmente la página única de cada individuo, por correo electrónico, al individuo de esa página.

A los efectos de este consejo, supongo que ya tiene configurada la combinación de correspondencia. (Esto tiene sentido; aparentemente sabes que la combinación crea un documento de aproximadamente 1,000 páginas). Siendo ese el caso, puedes especificar que deseas enviar por correo electrónico siguiendo estos pasos generales:

  1. Abra el documento de combinación de correspondencia en Word.

  2. Abra el Asistente para combinar correspondencia. (En la pestaña Correspondencia de la cinta, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y luego elija Asistente de combinación de correspondencia paso a paso.) El Asistente de combinación de correspondencia aparece en el panel en el lado derecho de su documento.

  3. Si es necesario, haga clic en el enlace Anterior tantas veces como sea necesario para volver al paso 1. (Consulte la Figura 1.)

  4. En la sección Seleccionar tipo de documento, asegúrese de elegir la opción Mensajes de correo electrónico.

  5. Complete los pasos 2 a 5 del asistente. (En realidad, dado que se trata de un documento de combinación de correspondencia existente, debería poder presionar el enlace Siguiente varias veces para continuar con estos pasos). El paso 6 debería estar visible en el asistente. (Ver figura 2)

  6. Haga clic en el enlace Correo electrónico, debajo del encabezado Combinar. Word muestra el cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico. (Vea la figura 3.)

  7. Usando la lista desplegable Para, elija el campo en su base de datos de Access que contiene la dirección de correo electrónico de la persona.

  8. Complete el Asunto del mensaje de correo electrónico. (Se utiliza el mismo asunto para cada mensaje de correo electrónico.)

  9. Usando la lista desplegable Formato de correo, elija el formato que desea usar para el mensaje.

  10. Haga clic en Aceptar. Todos sus mensajes se envían.

Debe comprender algunas cosas sobre el envío de muchos correos electrónicos.

Primero, puede llevar un tiempo hacerlo, especialmente si tiene muchos correos electrónicos que enviar. (Mil mensajes de correo electrónico en una combinación tomaría bastante tiempo. Podrías ir a almorzar o cenar mientras tu computadora se dedica a la tarea).

En segundo lugar, existe una gran posibilidad de que varios servidores de correo marquen sus correos electrónicos como spam. (Lo sé por experiencia, enviando boletines informativos por correo electrónico durante las últimas dos décadas). ¿Por qué? Debido a que los servidores ven los correos electrónicos entrantes que son esencialmente iguales con exactamente la misma línea de asunto, y siempre asume lo peor.

Puede evitar esto (posiblemente) simplemente enviando sus correos electrónicos en lotes más pequeños. En otras palabras, intente enviar solo 25 correos electrónicos a la vez o, tal vez, 100. Para hacerlo, vuelva a consultar los pasos detallados anteriormente y, en el cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico, especifique qué registros desea enviar por correo electrónico. correo a. En su primera pasada, podría enviar a (por ejemplo) los registros del 1 al 25, luego los registros del 26 al 50 en la segunda pasada, y así sucesivamente.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1993) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013 y 2016.