Hal tiene un documento muy extenso con el que trabaja con regularidad. El documento es solo texto, sin imágenes y contiene alrededor de 2700 páginas. El tamaño del archivo del documento no es demasiado grande, menos de 2 MB. Sin embargo, abrir y editar el documento puede resultar terriblemente lento. Por ejemplo, editar una oración o aplicar un estilo puede llevar minutos. Hal se pregunta cómo puede acelerar el trabajo con este extenso documento.

En realidad, hay una gran cantidad de cosas que puede hacer, cada una de las cuales podría contribuir a trabajar con el documento más rápido. Veamos cada uno de ellos, uno por uno.

Cómo se guarda su documento

Primero, hablemos de su documento. ¿Qué edad tiene? Si ha estado trabajando con él por un tiempo (y por «un tiempo» me refiero a años), probaría lo siguiente, verificando después de cada tarea para ver si ayuda.

  • Asegúrese de guardar su documento en un disco duro local, no en una unidad de red o en una unidad en la nube como OneDrive o DropBox.

  • Utilice Guardar como para guardar el documento con un nuevo nombre.

  • Si el documento es un formato DOC antiguo, guárdelo en el formato DOCX actual.

  • Si el documento está en el formato DOCX actual, guárdelo en el formato DOC anterior, salga de Word, vuelva a Word, cargue el archivo DOC y guárdelo con un nuevo nombre en el formato DOCX actual.

  • Guarde el documento en formato RTF, salga de Word, vuelva a Word, cargue el archivo RTF y guárdelo con un nuevo nombre en el formato DOCX actual.

La razón por la que funciona guardar el documento en diferentes versiones es porque hace que Word, internamente, «verifique dos veces» los punteros y referencias para asegurarse de que sean correctos y lo más óptimos posible.

Esto puede permitir que Word trabaje con el documento más rápido.

Qué contiene su documento

Ahora es posible que desee ver lo que hay en su documento. Usted mencionó que era «solo texto» y no contenía imágenes, pero es posible que desee verificar lo siguiente. (Como dijiste que no tenías imágenes, no incluiré ninguna sugerencia relacionada con ellas)

  • ¿El documento contiene muchos cuadros de texto? (Los cuadros de texto son muy similares a los gráficos. Si bien es posible que no tenga imágenes, con muchos cuadros de texto, el rendimiento de Word es similar a tener muchas imágenes).

  • ¿Ha usado Control de cambios durante un tiempo con muchas ediciones anotadas en la pantalla? (Estos pueden ralentizar mucho las cosas. Desactivar el control de cambios no ayudará; querrá resolver los cambios tanto como sea posible).

  • ¿El documento contiene enlaces a fuentes externas, particularmente en la Web o en unidades de red? Estos pueden ralentizar enormemente la edición.

(Consulte link: / wordribbon-Automatically_Updating_Fields_and_Links [https://wordribbon.tips.net/T000978]

para ver cómo puede desactivar la actualización de enlaces externos al abrir un documento.)

  • ¿El documento tiene muchas notas al pie o notas al final? Estos presentan desafíos de diseño de página más complejos para Word, particularmente si usa notas al pie y son bastante largas individualmente.

  • ¿Su documento tiene muchos saltos de línea y, especialmente, saltos de sección? Estos pueden afectar bastante la paginación y obligar a Word a repaginarse con más frecuencia de lo que lo haría de otra manera.

  • ¿Su documento contiene muchas tablas? Ha habido informes de una gran cantidad de tablas que causan lentitud en el programa. (Lo que constituye «una gran cantidad de tablas» puede variar mucho dependiendo de otras variables).

Una regla general aquí es que hay muchas cosas que la gente ve como «solo texto», pero en realidad no lo son. Puede verificar qué es «solo texto» abriendo un nuevo documento, seleccionando todo del documento anterior y usando Pegado especial en el nuevo documento para pegar solo como texto. Esto puede eliminar muchos de los «extras» con los que Word puede estar trabajando en el documento antiguo. Debe darse cuenta de que también eliminará cualquier formato en el texto pegado, por lo que podría presentar una gran tarea para volver a obtener el formato correcto.

Corrupción potencial de documentos

Es posible que su documento esté dañado o que muestre los primeros signos de corrupción. Puede acotar si este es el caso o no determinando si el problema es con un solo documento o con varios documentos. (Si se trata de varios documentos, es muy probable que el problema no sea la corrupción del documento).

También debe tenerse en cuenta que los diversos escenarios de «ahorro» descritos en la primera sección de esta sugerencia pueden superar cualquier posible corrupción en el documento. Si cree que aún puede haber un problema, no dude en seguir leyendo para ayudar a corregirlo.

El método estándar para superar la corrupción de documentos es copiar el contenido del archivo (menos el último carácter del archivo) a otro documento. Esto puede funcionar bien con documentos más cortos, pero no es particularmente práctico con documentos muy largos. En su lugar, copia «trozos»

de su documento a uno nuevo siguiendo estos pasos:

  1. Abra el documento corrupto.

  2. Crea un documento nuevo.

  3. Cambie al documento corrupto.

  4. Presione Ctrl + Inicio para ir al principio del documento.

  5. Seleccione un «fragmento» del documento, quizás unas 100 páginas.

  6. Presione Ctrl + C. Esto copia la parte seleccionada del documento al Portapapeles.

  7. Cambie al nuevo documento (el creado en el paso 2).

  8. Presione Ctrl + V. El contenido del Portapapeles se pega en el documento en blanco.

  9. Repita los pasos del 5 al 8 con sucesivos «fragmentos» del documento.

Solo cuando esté a punto de copiar la última parte del documento debe continuar con el paso 10.

  1. Coloque el punto de inserción justo antes de la última parte del documento dañado.

  2. Presione Mayús + Ctrl + Fin. Esto selecciona todo entre el punto de inserción actual y el final del documento.

  3. Mantenga presionada la tecla Shift mientras presiona la tecla de flecha izquierda. Esto asegura que el último carácter del documento (la marca de párrafo final) no esté seleccionado.

  4. Presione Ctrl + C. Esto copia la última parte del documento al Portapapeles.

  5. Cambie al nuevo documento (el creado en el paso 2).

  6. Presione Ctrl + V. El contenido del Portapapeles se pega en el documento en blanco.

  7. Guarde el nuevo documento.

  8. Cierre el documento que sospecha que está dañado.

Trabaje con el nuevo documento durante un tiempo para ver si se corrigen los problemas. (Si los problemas estaban relacionados con la corrupción de documentos, definitivamente debería ver una mejora en la capacidad de respuesta y menos lagunas en el comportamiento de Word).

Modificar la configuración de Word

También puede probar estas tareas, en relación con la configuración de Word. (Después de cada una de estas sugerencias, he intentado incluir un enlace a un WordTip que proporciona información adicional relativa a la sugerencia).

  • Desactive la repaginación de fondo. Esto evita que el programa intente repaginarse cada vez que realice una edición. (Ver enlace: / wordribbon-Turning_Off_Background_Repagination [https://wordribbon.tips.net/T005975].)

  • Edite su documento en la vista Borrador. Utilice la vista Diseño de página únicamente en las pocas ocasiones en las que necesite una aproximación de cómo se verá el documento terminado. (Ver enlace: / wordribbon-Understanding_Views [https://wordribbon.tips.net/T008142].)

  • Deshazte de los estilos que realmente no necesitas. Es posible que tenga muchos de ellos en esta categoría, especialmente si copia y pega mucho de otros documentos. (Ver enlace: / wordribbon-Deleting_Styles [https://wordribbon.tips.net/T010225].)

  • Evite que Word rastree sus cambios de formato. (Ver enlace: / wordribbon-Getting_Rid_of_Variant_Styles [https://wordribbon.tips.net/T007834].)

  • Desactive Click and Type. (Ver enlace: / wordribbon-Understanding_Click_and_Type [https://wordribbon.tips.net/T005999].)

  • Desactive la revisión ortográfica y gramatical en segundo plano. Esto reduce las tareas en segundo plano que Word debe realizar. (Ver enlace: / wordribbon-Hiding_Errors [https://wordribbon.tips.net/T006085].)

  • Desactive el guardado en segundo plano. (Ver enlace: / wordribbon-Understanding_Background_Saving [https://wordribbon.tips.net/T006106].)

  • Desactive la impresión en segundo plano. (Ver enlace: / wordribbon-Understanding_Background_Printing [https://wordribbon.tips.net/T006697].)

Si bien no es específicamente un cambio de configuración, es posible que también desee verificar si tiene algún complemento o programa en segundo plano en ejecución.

Esto puede incluir verificadores de virus. Apáguelos y compruebe si la edición del documento es más rápida.

La regla general es que desea desactivar cualquier opción de configuración que requiera procesamiento adicional o cualquier procesamiento en segundo plano. Si bien estos elementos opcionales pueden facilitarle la vida cuando se trata de documentos más cortos, pueden ralentizar el trabajo con documentos muy largos.

Cosas finales para verificar

Si ninguna de estas cosas funciona, es posible que desee comprobar algunas cosas relativas a su sistema. Primero, hay muchas cosas que puede modificar en Windows, para asegurarse de que esté funcionando al máximo rendimiento.

Honestamente, no debería tener que empujar y pinchar a Windows si solo tiene problemas con un documento, pero no está de más asegurarse de que todo esté en buen estado. Aquí hay un artículo de Microsoft sobre la lentitud en Word y pasa mucho tiempo enfocándose en los problemas de Windows:

http://support.microsoft.com/kb/918793

Es posible que también desee ver su hardware. ¿Qué edad tiene tu computadora?

¿Tiene suficiente RAM? ¿Está su disco duro casi lleno? ¿Es su disco duro uno de los discos SSD más nuevos?

Si encuentra que su hardware es deficiente y no puede permitirse actualizarlo, es posible que desee dividir su documento en varios documentos más pequeños, tal vez 4 o 5 documentos de aproximadamente la misma longitud. A continuación, puede trabajar con cada documento individualmente y «volver a armarlos» en un momento posterior, si es necesario.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (5138) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.