Sheldon escribe especificaciones de construcción arquitectónica. Tiene un conjunto de unos cientos de archivos maestros que modifica para cada proyecto de construcción. Inserta campos en cada archivo que se vinculan a un archivo separado y extrae información común, como el título del proyecto, el número del proyecto, la fecha de emisión, etc. Cada directorio del proyecto tiene uno de estos archivos fuente.

Cuando Sheldon imprimía un documento, todos los campos y enlaces solían actualizarse automáticamente, como deberían. Recientemente, sin embargo, esto dejó de funcionar; ahora tiene que actualizar manualmente los campos antes de imprimir. Las opciones de Word no han cambiado y aún incluyen «Actualizar campos antes de imprimir», «Actualizar datos vinculados antes de imprimir» y «Actualizar vínculos automáticos al abrir». Sheldon se pregunta cómo puede hacer que la actualización automática vuelva a funcionar.

Como supone Sheldon, la actualización automática debería funcionar, especialmente si tiene Word configurado como lo hace Sheldon. Sin embargo, este podría ser un problema particularmente molesto de localizar. Es muy probable que se deba a una corrupción parcial o total del documento. Si bien es bastante fácil de rastrear si está trabajando con un solo archivo de documento, es mucho más complejo si está trabajando con cientos de archivos.

Primero, intente determinar si todos los campos no se actualizan automáticamente.

En otras palabras, si tiene 30 campos en su documento que extraen información de otros archivos (presumiblemente con el campo INCLUDEFILE), entonces verifique que los 30 de ellos no estén actualizados. Si no es así, es probable que el problema esté en el documento que contiene los campos. Si solo algunos de ellos no se actualizan, entonces el problema probable es que el archivo al que hacen referencia los campos no se actualiza.

También querrá verificar si el problema está en todos sus documentos. Cree un documento nuevo en blanco y cree, dentro de él, varios campos INCLUDEFILE que hacen referencia a otros archivos. Compruebe si se actualiza automáticamente. Si es así, entonces tiene un fuerte indicador de que el problema no es con Word, sino con el otro archivo de su documento.

Una vez que haya determinado si el problema está en el documento que contiene los campos o en los documentos a los que hacen referencia los campos, puede comenzar a examinar los documentos del problema. Para esos documentos, siga el proceso estándar para tratar con documentos corruptos. (Copie todo excepto la marca de párrafo final en un documento nuevo en blanco. Utilice el documento nuevo en lugar del documento anterior que puede estar dañado).

Con suerte, estos procedimientos le ayudarán a delimitar el problema y, quizás, a eliminarlo.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13237) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.