Chrys trabaja constantemente en grandes documentos multilingües. Cuando abre un documento, a menudo ve una advertencia de que hay «demasiados errores ortográficos o gramaticales para seguir mostrándolos». Esto es una molestia; no quiere hacer una revisión ortográfica manual (que la advertencia dice que puede hacer). Chrys quiere indicarle a Word de alguna manera que quiere que muestre todos los errores, incluso si hay muchos de ellos.

Parte de la razón por la que hay tantos errores ortográficos en su documento es porque Word asume que su prosa está toda en inglés cuando, de hecho, está usando varios idiomas. Puede reducir la cantidad de errores ortográficos si formatea su texto para usar los idiomas apropiados para ese texto. En otras palabras, formatee su texto en alemán como alemán, su texto en francés como francés, etc. Si hace esto, Word sabrá qué diccionarios ortográficos utilizar para realizar la verificación.

La forma más sencilla de hacer esto es crear estilos de caracteres para cada uno de sus idiomas. Por ejemplo, digamos que desea crear un estilo de carácter para usar con su texto en alemán. Seguirías estos pasos:

  1. Muestre la pestaña Inicio de la cinta.

  2. Haga clic en el pequeño icono en la esquina inferior derecha del grupo Estilos.

Word muestra el panel de tareas Estilos.

  1. Haga clic en el botón Nuevo estilo en la esquina inferior izquierda del panel de tareas. Word muestra el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir de formato.

(Ver figura 1)

  1. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para su nuevo estilo, como GermanText.

  2. Usando la lista desplegable Tipo de estilo, seleccione la opción Carácter.

  3. Haga clic en Formato, luego elija Idioma. Word muestra el cuadro de diálogo Idioma. (Ver figura 2)

  4. En la lista de idiomas disponibles, busque y seleccione el idioma alemán que desea utilizar. (Hay varias variaciones de alemán. La que seleccione debe ser aquella para la que tenga herramientas de corrección disponibles en su copia de Word).

  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Idioma.

  6. Haga clic en Aceptar nuevamente. Se ha creado el nuevo estilo GermanText.

  7. Cierre el panel de tareas Estilos.

Puede repetir estos pasos para cada uno de los idiomas que usa en el documento. Luego, seleccione el texto al que desea dar formato y aplique el estilo de carácter apropiado para ese idioma. Reinicie Word y abra el documento para ver si recibe el mismo mensaje de error.

Si aún recibe el mensaje de «demasiados errores», entonces deberá tomar otros enfoques. El mensaje no aparece a menos que haya más de aproximadamente 1.400 errores de ortografía en el documento. Este umbral está cableado y no se puede cambiar. Aun así, Word aún realiza la revisión ortográfica en segundo plano para saber cuántos errores ortográficos hay; simplemente, no los muestra todos «mientras escribe» si se supera el umbral. Debido a que sabe cuántos hay, puede usar una macro para mostrar el recuento, en caso de que tenga curiosidad.

Sub HighlightSpellingErrors()

Dim sMsg As String

sMsg = "There are " & ActiveDocument.SpellingErrors.Count     sMsg = sMsg & " spelling errors in the document."

MsgBox sMsg End Sub

Desafortunadamente, una vez que Word cree que ha pasado el umbral de 1400 errores, no solo muestra el mensaje de error, sino que también desactiva la visualización de errores ortográficos en el documento. Es por eso que, antes, mencioné reiniciar Word después de aplicar los estilos de caracteres específicos del idioma en el documento; reiniciar debe permitir la visualización de los errores ortográficos.

Si desea activar manualmente la visualización de errores ortográficos, puede hacerlo siguiendo estos pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y versiones posteriores, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Revisión. (Vea la figura 3.)

  3. En la parte inferior del cuadro de diálogo, asegúrese de que la casilla de verificación Ocultar errores ortográficos solo en este documento esté desactivada.

  4. Haga clic en Aceptar.

Otro método consiste en desactivar la revisión ortográfica de determinadas partes de su documento. Para hacer esto, utilice los mismos pasos descritos anteriormente para crear estilos específicos del idioma. Debería crear un estilo de carácter con el idioma establecido en «No revisar la ortografía ni la gramática» (paso 7), y luego aplicar ese estilo de carácter a las partes del documento que no desea verificar. La idea, nuevamente, es obtener el recuento de errores por debajo del umbral de 1.400. (Recuerde reiniciar Word o seguir los pasos anteriores para poder verificar si cree que ha reducido el número de errores lo suficiente).

Finalmente, podría usar una macro para resaltar todos los errores ortográficos en un documento. Este enfoque funciona independientemente del número de errores ortográficos, pero solo proporciona una instantánea de los errores en el momento en que se ejecuta la macro. Esto significa que no es dinámico; no se actualizará a medida que agregue texto nuevo o cuando elimine errores ortográficos.

Sub HighlightSpellingErrors()

Dim r As Range

' Clear existing highlighting     ActiveDocument.Range.HighlightColorIndex = wdNoHighlight

' Highlight spelling errors     For Each r In ActiveDocument.SpellingErrors         r.HighlightColorIndex = wdYellow     Next r End Sub

Después de ejecutar la macro, cualquier resaltado que haya aplicado previamente en su documento desaparece y todos los errores ortográficos se resaltan en amarillo.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13498) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013 y 2016.