Cuando usa la herramienta de combinación de Word, la información combinada en un documento principal asume el formato aplicado en ese documento principal. El formato de la información en la fuente de datos no tiene ningún efecto. La mayoría de las veces esto es algo deseable; la información en la fuente de datos podría tener un formato extraño que no desea que se aplique en su documento principal.

Sin embargo, hay ocasiones en las que esto puede no ser deseable. Por ejemplo, digamos que uno de los campos de combinación es el nombre de una empresa y desea que algunas de las empresas se muestren en negrita en su documento principal y que otras empresas se muestren en texto normal. Incluso si pone algunas de las empresas en negrita en la fuente de datos, Word ignora el formato cuando se fusiona con su documento principal.

Desafortunadamente, Word no proporciona un interruptor mágico que pueda usar con el campo de combinación de la empresa para forzar el uso del formato en la fuente de datos. Esto se puede solucionar con un poco de ingenio y el uso del campo IF condicional de Word. Siga estos pasos para lograr los resultados deseados:

  1. En su archivo de origen de datos, agregue otro campo llamado «FormatBold». De hecho, puedes nombrarlo como quieras; el propósito del campo es indicar qué empresas deben tener el formato de negrita cuando se combinan en el documento principal.

  2. Para el registro de cada empresa donde desee que el nombre de la empresa esté en negrita, ingrese una «Y» o «sí» (sea coherente) en el campo FormatBold.

  3. Abra el documento principal.

  4. En el punto donde desea que aparezca el nombre de la empresa en el documento, inserte un par de llaves de campo presionando Ctrl + F9.

  5. Escriba SI seguido de un espacio.

  6. Inserte el nuevo campo de combinación que agregó a la fuente de datos (FormatBold).

  7. Escriba un espacio, seguido del signo igual (=) seguido de «sí» o «Y»

(entre comillas), seguido de otro espacio. (Asegúrese de utilizar la misma convención «sí» o «Y» que utilizó en el paso 2.)

  1. Active el formato de negrita (presione Ctrl + B).

  2. Inserte el campo de combinación de empresas seguido de un espacio.

  3. Desactive el formato en negrita (presione nuevamente Ctrl + B) e inserte nuevamente el campo de combinación de la empresa.

En este punto, todo el campo de combinación compuesto debería tener el siguiente aspecto. (Si no puede ver todos los campos de combinación por algún motivo, seleccione el texto y presione Alt + F9.)

{ IF { MERGEFIELD FormatBold } = "yes" { MERGEFIELD Company } { MERGEFIELD Company } }

Por supuesto, la primera aparición de \ {MERGEFIELD Company} aparecerá en negrita y la segunda no. Lo que hace este campo es verificar el contenido del campo de combinación FormatBold. Si se establece en «sí», Word inserta la primera empresa MERGEFIELD (la negrita), de lo contrario, se inserta la segunda (no negrita). De cualquier manera, algunos de sus documentos de combinación tendrán el nombre de la empresa en negrita y otros no.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (11278) se aplica a Microsoft Word 2007 y 2010. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Word aquí: `link: / word -Formatted_Merging [Fusión formateada] `.