Si recibe documentos de diferentes personas de forma rutinaria, es posible que se pregunte si existe una forma de formatear los documentos para que todos tengan el mismo aspecto. Puede resultar frustrante trabajar con documentos en los que todo el mundo tiene una idea diferente de lo que se ve «bien» en una página impresa.

El método probado y verdadero de estandarizar el formato de la información en un documento es simplemente usar estilos. Si define un conjunto de estilos que cubre todas sus necesidades de formato, puede almacenarlos en una plantilla que se puede aplicar fácilmente a una multitud de documentos. Luego, adjunta la plantilla a un documento siguiendo estos pasos:

  1. Muestre el enlace: / wordribbon-Viendo_la_tabla_de_ Desarrollador [pestaña Desarrollador] de la cinta y luego haga clic en la herramienta Plantilla de documento. Word muestra el cuadro de diálogo Plantillas y complementos. (Ver figura 1)

  2. Haga clic en el botón Adjuntar. Word muestra el cuadro de diálogo Adjuntar plantilla, que se parece mucho a un cuadro de diálogo Abrir estándar.

  3. Utilice los controles del cuadro de diálogo para ubicar y seleccionar la plantilla que desea adjuntar a su documento.

  4. Haga clic en Abrir. El cuadro de diálogo Adjuntar plantilla desaparece y el nombre de la plantilla que seleccionó aparece en el cuadro Plantilla de documento.

  5. Seleccione la casilla de verificación Actualizar automáticamente los estilos del documento para asegurarse de que los estilos de la plantilla se apliquen a su documento.

  6. Haga clic en Aceptar.

Si no ve la pestaña Desarrollador necesaria para el paso 1, entonces debe hacer que la pestaña sea visible. (La forma de hacerlo depende de la versión de Word que esté utilizando y se ha tratado en otros temas de ExcelTips.)

Estos seis sencillos pasos aplican el formato de la plantilla al documento abierto. ¿Qué significa esto? Significa que la apariencia de cualquier cosa formateada con estilos en el documento actual se actualizará para reflejar estilos con los mismos nombres en la plantilla. Por ejemplo, si hay un formato de cuerpo de texto tanto en el documento como en la plantilla, las definiciones de estilo en la plantilla anularán las del documento, estandarizando así la apariencia del documento.

Hay un par de advertencias importantes a esto, por supuesto. Si el documento no utiliza estilos, o si el formato de caracteres en el documento se ha anulado explícitamente (en otras palabras, el usuario seleccionó texto y usó el cuadro de diálogo Fuente o cintas para formatear el texto), entonces adjuntar la plantilla al documento no tienen ningún efecto apreciable en el texto. Aún tendrá que revisar el documento y aplicar manualmente los estilos de la plantilla recién adjunta.

La otra cosa que no se actualiza cuando adjunta una nueva plantilla es la información contenida en el cuadro de diálogo Configurar página. Por lo tanto, aspectos como el tamaño del papel, los márgenes, la ubicación del encabezado y pie de página y la orientación no se ven afectados. Estos deben actualizarse manualmente sobre una base de documento por documento o en su totalidad mediante el uso de una macro. El marco para tal macro es el siguiente:

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

Recuerda que es solo un marco. Para usar la macro, debe reemplazar el comentario «Do formatear aquí» con los comandos reales que realizan el formateo que desea que se realice en cada archivo. Puede copiar estos comandos desde una macro donde grabó los pasos de formateo, si lo desea.

Cuando ejecute la macro, verá un cuadro de diálogo Abrir normal. Todo lo que necesita hacer es mostrar la carpeta cuyos archivos desea procesar y luego hacer clic en Abrir. Cada archivo se abre a su vez, se formatea (con los comandos de formato proporcionados) y luego se guarda de nuevo.

Debe comprender que cada vez que intente realizar un «formateo masivo» en documentos, corre el riesgo de estropearlos de alguna manera imprevista. ¿Por qué? Porque puede haber una diferencia relativamente pequeña pero importante entre los documentos que se estropea torpemente al anularse al aplicar los formatos comunes. Ninguna cantidad de formato automático compensará la revisión manual de cada página de un documento para asegurarse de que todo se vea como debería.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (7354) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010 y 2013.